Är du klient hos en behandlare? Din behandlare eller klinik är normalt personuppgiftsansvarig för dina bokningar, journaler och andra klientuppgifter. Kontakta därför behandlaren om tillgång, rättelse, radering eller andra rättigheter. FlowDule behandlar dessa uppgifter för behandlarens räkning och hjälper till enligt dennes instruktion.
1. Vem policyn gäller för
#Policyn gäller när FlowDule själv bestämmer ändamålet med behandlingen, i synnerhet för besökare på flowdule.com, personer som hör av sig, potentiella och nuvarande företagskunder, kunders kontaktpersoner och användare, testdeltagare samt personer i support-, säkerhets- eller rättighetsärenden.
FlowDule är inte personuppgiftsansvarig för kundens yrkesmässiga tjänster eller klientjournal. Att uppgifter tekniskt sett finns i FlowDule ändrar inte rollfördelningen. Den enskilda kunden ska ge sina klienter egen integritetsinformation.
2. Våra behandlingar som personuppgiftsansvarig
#| Ändamål och personer | Uppgifter och källor | Grund och berättigat intresse | Frist/kriterium |
|---|---|---|---|
| Försäljning, demo, event och förfrågningar | Namn, arbetskontakt, företag, roll, meddelande och eventval från dig, din organisation eller offentligt företagsregister. | Art. 6.1 b före avtal; art. 6.1 f för relevanta B2B-förfrågningar. Intresse: besvara och dokumentera dialog. | 12 månader efter senaste relevanta kontakt, om inte avtal eller konkret rättsanspråk kräver längre tid. |
| Kund, avtal och konto | Juridiskt namn/kontaktnamn, adress, land, organisations-/registreringsnummer om sådant finns, roll, e-post, telefon, avtal, acceptbevis, abonnemang, moduler och kontoaktivitet från dig, kunden och plattformen. | Art. 6.1 b för avtal/åtgärder före avtal; art. 6.1 f för B2B-administration och bevis. Intresse: leverera och dokumentera kundförhållandet. | Kundförhållandet plus normalt 5 år för avtals- och anspråksdokumentation; åtkomst stängs omedelbart vid upphörande. |
| Fakturering, betalning och bokföring | Kund, faktura, belopp, betalstatus och transaktionsreferens från kunden, FlowDule, Stripe och bank. Vi tar inte emot fullständiga kortuppgifter. | Art. 6.1 b och c; art. 6.1 f för avstämning och rättsanspråk. | Räkenskapsmaterial 5 år från räkenskapsårets utgång; övriga uppgifter raderas när ändamålet och anspråksfristen löper ut. |
| Support och service | Kontakt, ärende, korrespondens och nödvändiga konto-/tekniska uppgifter från dig, kunden och systemet. Undvik onödiga hälso- och journaluppgifter. | Art. 6.1 b för avtalad support; art. 6.1 f. Intresse: lösa och dokumentera det enskilda ärendet. | Normalt 24 månader efter stängning; journalinnehåll följer kundens instruktion och inte denna frist. |
| Drift, säkerhet och missbruk | IP, enhet/webbläsare, inloggning, roll, tidpunkt, request-/händelse-ID, aktivitets- och säkerhetsloggar från plattform, moln och auktoriserade utredningar. | Art. 6.1 f, och c där en skyldighet gäller. Intresse: skydda personer, kunder, tjänst och rättsanspråk. | Felloggar 90 dagar, larm 180 dagar, bokningslogg 90 dagar och aktivitetshistorik 24 månader; väsentliga incidentärenden normalt 5 år efter stängning. |
| Test, feedback och produktkvalitet | Testidentitet, roll, kontoaktivitet, felrapport, redigerad skärmbild och tekniska metadata från deltagaren och testmiljön. | Art. 6.1 b för avtalat deltagande; art. 6.1 f. Intresse: felavhjälpning och kvalitet. Journaldata från driften används inte för utveckling, test eller feedback. | Rått testmaterial senast 3 månader efter förloppet; dataminimerad fel-/förbättringshistorik normalt 24 månader. |
| Nyheter och direktmarknadsföring | Namn, arbetsmejl, preferens, samtycke och avregistreringsbevis från dig och vårt utskickssystem. | Art. 6.1 a när samtycke krävs; i övrigt endast en dokumenterad laglig B2B-regel och art. 6.1 f. Funktionen är inte aktiv i denna version. | Till avregistrering/återkallelse eller normalt 24 månaders inaktivitet; minimalt avregistreringsbevis bevaras. |
| Rättigheter, efterlevnad och rättsanspråk | Identitet, kontakt, ärende, korrespondens, beslut och nödvändiga bevisreferenser från dig, kund, rådgivare, myndighet och interna register. | Art. 6.1 c, f och eventuellt b. Intresse: dokumentera efterlevnad och fastställa/försvara anspråk. | Vanliga rättighetsärenden 3 år efter stängning; tvister efter konkret anspråks- och dokumentationsbehov med årlig genomgång. |
3. Vilka uppgifter som är nödvändiga
#Vid vanlig företagsregistrering krävs normalt namn, arbetsmejl, telefon, företag/praktik, land och lösenord. Organisations- eller registreringsnummer krävs endast om kunden har ett; en laglig egenföretagare utan nummer kan styrkas med juridiskt namn och företagsadress.
Om en nödvändig uppgift saknas kan vi inte skapa eller säkra kontot, ingå avtalet eller uppfylla en konkret rättslig skyldighet. Födelsedatum, kön och nationalitet samlas inte in som standard för FlowDules egna kontoändamål.
4. Varifrån uppgifterna kommer
#Vi får normalt uppgifter direkt från dig. Vi kan också ta emot arbetskontakt och roll från din arbetsgivare/kund, betalstatus från Stripe eller bank, tekniska uppgifter från din användning av tjänsten och företagsuppgifter från ett offentligt företagsregister.
När uppgifter kommer från någon annan än dig lämnar vi den information som krävs senast inom fristerna i artikel 14 GDPR, om inte ett lagligt undantag gäller. Vi använder inte offentliga personregister för allmän profilering eller marknadsföring.
5. Var vi samlar in uppgifter om dig
#Vi samlar in uppgifter om dig på webbplatsen och i kontaktformuläret, vid event, när du registrerar dig eller blir inbjuden, vid beställning och betalning, i supporten och i klientportalen. Vid varje formulär kan du, innan du skickar det, se vem som är ansvarig, vad uppgifterna används till, vilka fält som är obligatoriska, vem som tar emot dem och om något kräver ditt samtycke.
I klientportalen är kunden (kliniken) normalt personuppgiftsansvarig. Kliniken ansvarar för de ändamål som den själv bestämmer och visar sin egen integritetsinformation på sina sidor, medan denna policy täcker FlowDules egen behandling. Nyhetsbrev är inte aktiverat i denna version, och i plattformen och på bokningssidorna används ingen icke-nödvändig produktanalys eller motsvarande spårning. På FlowDules egen marknadsföringswebbplats www.flowdule.com används Google Analytics via Google Tag Manager för statistik, men endast när du har gett ditt samtycke i samtyckesbannern från Usercentrics, se Cookiepolicyn.
6. Mottagare och leverantörer
#Uppgifter kan lämnas till relevanta, behöriga FlowDule-medlemmar och till leverantörer som hjälper till med hosting, identitet/åtkomst, e-post och kommunikation, betalning, support, säkerhet och godkända webbfunktioner. Plattformen driftas hos Sevalla (Kinsta) i Google Clouds datacenter med databasen i Frankfurt och med Cloudflare framför för nätverk och säkerhet samt för lagring av filer och säkerhetskopior. AWS används i EU för inloggning, e-post och AI-tjänster, och Stripe används för relevanta betalfunktioner. Webbplatsen www.flowdule.com är en statisk webbplats hos Sevalla bakom Cloudflare; samtyckesbannern tillhandahålls av Usercentrics och läses in via Google Tag Manager.
Den aktuella offentliga leverantörs- och underbiträdeslistan anger juridisk enhet, roll, ändamål, behandlingsplats och överföringsgrund. Rådgivare, banker, revisorer, försäkringsbolag, myndigheter eller domstolar tar endast emot uppgifter vid konkret behov och giltig grund.
7. Överföringar utanför EU/EES
#En leverantör kan innebära överföring eller fjärråtkomst utanför EU/EES, även om den primära lagringen sker i EU. För varje sådan överföring dokumenterar vi mottagare, länder, ändamål och giltig grund enligt kapitel V i GDPR.
Grunden kan vara ett beslut om adekvat skyddsnivå, EU-US Data Privacy Framework för en giltigt certifierad amerikansk mottagare eller EU-kommissionens standardavtalsklausuler med transfer impact assessment och nödvändiga kompletterande åtgärder. Kopia eller beskrivning av garantierna kan begäras via privacy@flowdule.com; konfidentiella säkerhetsuppgifter kan maskeras.
8. Lagring och radering
#Vi tillämpar fristerna i tabellen och raderar eller anonymiserar när ändamålet och eventuella lag- eller anspråksbehov har löpt ut. En konkret tvist, säkerhetsincident eller laglig legal hold kan tillfälligt förlänga lagringen för exakt avgränsade uppgifter. Behov och åtkomst omprövas minst en gång om året.
Uppgifter kan under en begränsad period ligga kvar i isolerade, rullande säkerhetskopior tills de skrivs över efter 30 dagars rotation. De får inte användas för andra ändamål och återförs inte till normal drift; efter en återställning tillämpas registrerade raderingar och legal holds på nytt.
Kundens klient- och journaldata följer kundens dokumenterade retentionprofil och personuppgiftsbiträdesavtal. FlowDule fastställer ingen generell journalfrist för psykoterapeuter, och FlowDules egen bokföringsskyldighet är inte grund för att bevara kundens journaldata.
9. Säkerhet
#Vi använder riskbaserade tekniska och organisatoriska åtgärder, bland annat personlig åtkomst, roll- och behovsstyrning, MFA för FlowDules egna plattformsanvändare och som tillval för kedjans användare, kryptering under överföring och där det är relevant i vila, loggning, säkerhetskopiering, incidenthantering och leverantörskontroll.
Ytterligare säkerhetsuppgifter kan lämnas under lämplig sekretess när det är nödvändigt och inte skapar risk för andra kunder eller för tjänsten.
10. AI och automatiserade beslut
#Vi fattar inga beslut om dig som enbart grundas på automatiserad behandling och har rättsverkan eller på motsvarande sätt väsentligt påverkar dig. FlowDules AI-funktioner är dokumentationsstöd och får inte självständigt diagnostisera, triagera eller besluta om behandling eller åtkomst till tjänster. Vilka AI-resultat en behandlare kontrollerar framgår av AI-informationen.
Kundens användning av AI på klientinnehåll sker som utgångspunkt enligt kundens instruktion och beskrivs av kunden för klienten. Klient- och journaldata används inte för FlowDules egen modellträning.
11. Dina rättigheter
#- tillgång till de uppgifter vi behandlar om dig, och en kopia
- rättelse av felaktiga uppgifter
- radering eller begränsning när villkoren är uppfyllda
- invändning mot behandling som grundas på berättigat intresse och alltid mot direktmarknadsföring
- dataportabilitet för uppgifter som du har lämnat till oss, när behandlingen grundas på samtycke eller avtal och sker automatiserat
- återkallelse av samtycke utan verkan för laglig behandling före återkallelsen
Skriv till privacy@flowdule.com. Vi kan be om nödvändiga uppgifter för säker identifiering. Vi svarar utan onödigt dröjsmål och normalt senast en månad efter mottagandet. Fristen kan förlängas med upp till två månader vid komplexa eller många begäranden; i så fall informerar vi inom den första månaden med motivering.
Rättigheterna är inte absoluta. Om vi avslår eller begränsar en begäran förklarar vi grunden och möjligheten att klaga. Om din förfrågan rör en behandlares klient- eller journaldata skickar vi den säkert vidare till kunden eller upplyser om vem du ska kontakta.
12. Klagomål
#Du kan klaga till den danska dataskyddsmyndigheten (Datatilsynet), Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, www.datatilsynet.dk. Du kan också kontakta tillsynsmyndigheten i det EU/EES-land där du normalt bor eller arbetar, eller där du anser att en överträdelse har skett.
13. Dataskyddsombud och kontakt
#FlowDule har inte utsett ett dataskyddsombud. Ledningen ansvarar för arbetet med dataskydd. Har du frågor om dina personuppgifter kan du skriva till privacy@flowdule.com.
14. Cookies och liknande tekniker
#Nödvändiga tekniker används endast för den funktion och säkerhet som de krävs för. Icke-nödvändiga cookies, mätning eller marknadsföring aktiveras först efter giltigt samtycke. Vilka tekniker vi använder, vem som levererar dem, vad de används till och hur länge de sparas kan du se i Cookiepolicyn.
15. Ändringar
#Vi uppdaterar policyn vid väsentliga ändringar av ändamål, uppgifter, mottagare, överföringar eller rättigheter. Datum och version framgår överst. Om en ändring kräver samtycke eller ny information direkt till berörda personer genomför vi detta innan den nya behandlingen påbörjas.
Trust Center förklarar säkerhet och GDPR på vanlig svenska: Gå till Trust Center. Alla gällande dokument har datum och version: Se alla dokument.