Handelsbetingelser

Aftalen indgås mellem FlowDule ApS (“FlowDule”) og den virksomhed eller selvstændige erhvervsdrivende, der bestiller tjenesten (“kunden”). FlowDule udbydes ikke til privat brug. Kunden skal oplyse korrekt juridisk navn, virksomhedsadresse og CVR- eller registreringsnummer, hvis kunden har et. Ved accept bekræfter kunden, at købet sker erhvervsmæssigt.

Den person, der accepterer aftalen, erklærer at være bemyndiget til at forpligte kunden. Accept registreres med kunde, acceptant, bemyndigelsesgrundlag, dokumentversion/hash og tidspunkt. FlowDule kan kræve yderligere dokumentation før journal- eller andre følsomme funktioner aktiveres.

Aftalen består af ordrebekræftelsen/abonnementet, en eventuel særskilt skriftlig aftale, disse handelsbetingelser, databehandleraftalen (DPA), kædens indstillinger i platformen, som sammen med DPA udgør kundens dokumenterede instruks, og de brugervilkår, der gælder for den enkelte bruger.

FlowDule er en multi-tenant SaaS-platform til blandt andet booking, klientadministration, journal/dokumentation, kommunikation, betaling, webshop/event, rapportering og AI-assistance, som er en del af journalmodulet og kan slås fra for kæden efter anmodning. Kunden får kun adgang til funktioner og mængder, der fremgår af abonnementet og kædens indstillinger i platformen.

Journal, klientportal, ekstern deling og video kan kræve særskilt aktivering. AI-funktionerne, herunder diktering og tekst fra billede (OCR), følger journalmodulet, jf. punkt 10. At en funktion findes i platformen, betyder ikke, at kunden må bruge den uden et dokumenteret formål, relevante tekster, lovligt grundlag og godkendt konfiguration.

• Kunden udpeger administratorer, tildeler mindst mulige rettigheder og lukker straks konti, der ikke længere har arbejdsbehov.
• Hver bruger skal have personlig konto. Delte loginoplysninger og omgåelse af MFA, adgangskontrol eller logning er forbudt.
• Kunden beskytter enheder og loginoplysninger og underretter straks FlowDule om mistanke om kompromittering eller uberettiget adgang.
• FlowDule kan kræve identitetskontrol, nulstilling, MFA eller anden rimelig sikkerhedsforanstaltning før adgang genåbnes.

Kunden fastlægger formål og lovligt grundlag for sin behandling, vælger korrekt faglig profil og er ansvarlig for egne ydelser, journalføring, klientinformation, samtykker hvor relevante, delinger, retention, brugeradgange, betalingsforhold og faglige afgørelser. FlowDule leverer et værktøj og er ikke behandler, klinisk ansvarlig eller juridisk beslutningstager for kunden.

Kunden må ikke bruge tjenesten ulovligt, krænke tredjemands rettigheder, indsende skadeligt indhold, forsøge at tilgå andre kunders data, omgå sikkerhed, overbelaste tjenesten eller videresælge adgang uden skriftlig aftale.

Abonnement, periode, valuta, inkluderede brugere/funktioner/mængder, pris, moms og betalingsfrekvens fremgår før bestilling og af ordrebekræftelsen. Abonnementet fornyes for den viste betalingsperiode, indtil det opsiges.

FlowDule er aftalepart og betalingsmodtager for egne abonnementer og tilkøb. Betaling kan behandles af Stripe. Ved forsinket betaling kan FlowDule kræve renter og rimelige inddrivelsesomkostninger efter gældende ret og suspendere efter punkt 17.

En indsigelse mod en faktura skal fremsættes uden unødigt ophold og fritager ikke kunden for at betale den ubestridte del.

SMS-, AI- og andre forbrugsmængder fremgår af abonnementet. Ubrugt månedlig mængde overføres ikke, medmindre andet er angivet. Når en grænse nås, kan yderligere brug blive afvist, indtil kunden køber ekstra mængde eller aktiverer et udtrykkeligt forbrugsloft.

Pris og bindende virkning vises før tilkøb eller aktivering. Et tilkøb til en igangværende periode leveres straks og refunderes ikke alene fordi mængden ikke anvendes. FlowDule må ikke uden kundens aktive valg aktivere ubegrænset merforbrug.

Når kundens klient betaler kunden gennem en understøttet Stripe Connect-løsning, er kunden sælger/merchant of record og part i den relevante Stripe-aftale. Kunden fastsætter egne priser og vilkår og håndterer refunderinger, indsigelser, chargebacks, skat og dokumentation. FlowDule er teknisk formidler og kan opkræve et på forhånd vist platformgebyr.

Journal- eller helbredsoplysninger må ikke indsættes i betalingsbeskrivelser eller tvistmateriale, medmindre kunden konkret kan dokumentere nødvendighed og lovligt grundlag.

Når FlowDule behandler personoplysninger på kundens vegne, gælder DPA og kædens indstillinger i platformen, som sammen udgør kundens dokumenterede instruks. Kunden er dataansvarlig for sine klient-, journal- og medarbejderformål; FlowDule er databehandler. FlowDule er selv dataansvarlig for egne aftale-, fakturerings-, support- og sikkerhedsformål som beskrevet i privatlivspolitikken.

Rettighederne til kundens indhold forbliver hos kunden og de relevante rettighedshavere. FlowDule får alene den brugsret, der er nødvendig for at levere, sikre og lovligt administrere tjenesten. Kundens klient- og journaldata bruges ikke til modeltræning, markedsføring eller FlowDules egne sekundære formål.

AI-funktionerne i journalen er en del af journalmodulet og er tilgængelige for kædens brugere efter deres rolle; der er ikke et særskilt aktiveringstrin for hver enkelt AI-funktion. FlowDule slår AI fra for kæden efter anmodning med de undtagelser, der fremgår af AI-informationen. De fleste AI-resultater er udkast: en kompetent bruger skal kontrollere kilden, identiteten, fakta, negationer, tal, datoer og faglig kontekst, før resultatet gemmes, kommunikeres eller anvendes. Nogle resultater godkendes ikke enkeltvis: den automatiske notatfeedback til behandleren, maskinoversættelsen af delt indhold for klienten og oversættelsen af supportsager og platformmeddelelser. Resumé, nøgleord og næste skridt skrives på notatet, når behandleren har bedt om dem; behandleren skal læse dem og kan rette eller fjerne dem.

AI må ikke anvendes til selvstændig diagnose, triage, behandlingsbeslutning, adgang til en ydelse eller anden automatiseret personafgørelse. Kunden skal følge vejledningen i hjælpecenteret (AI i klinikken) og straks rapportere alvorlige eller gentagne fejl.

FlowDule og licensgivere ejer platform, kode, design, dokumentation, varemærker og generelle forbedringer. Kunden får en ikke-eksklusiv, ikke-overdragelig og tidsbegrænset brugsret til egen interne virksomhed. Kunden må ikke dekompilere, kopiere, udleje eller stille tjenesten til rådighed for andre uden lovlig ret eller skriftlig aftale.

FlowDule kan anvende frivillig feedback uden vederlag, men må ikke derved bruge eller offentliggøre kundedata, fortrolige oplysninger eller personoplysninger til egne formål.

Parterne beskytter den anden parts ikke-offentlige forretningsmæssige, tekniske og sikkerhedsmæssige oplysninger og anvender dem kun til aftalen. Videregivelse må ske til personer med nødvendigt arbejdsbehov og tilsvarende fortrolighed eller når lov/myndighed pålægger det.

Forpligtelsen gælder under aftalen og fem år efter. Erhvervshemmeligheder beskyttes, så længe de lovligt er hemmelige. Personoplysninger følger DPA og lovgivningen uden en kortere aftalt grænse.

FlowDule tilstræber stabil drift, men garanterer ikke uafbrudt eller fejlfri adgang. Der gælder ingen bestemt oppetid, RPO eller RTO, medmindre det udtrykkeligt er aftalt i et særskilt SLA. Planlagt vedligeholdelse med forventet mærkbar påvirkning varsles normalt mindst 48 timer før, når det er praktisk muligt.

Support kontaktes på support@flowdule.com. Målet er første svar inden 24 timer; det er ikke et løfte om løsning inden 24 timer. Kritiske sikkerhedshændelser og persondatabrud håndteres efter DPA og de særlige kontaktveje.

FlowDule kan forbedre og ændre tjenesten. En ændring, der væsentligt reducerer en betalt kernefunktion, ændrer kundens databehandling eller forringer kundens mulighed for eksport/skift, varsles rimeligt og behandles efter punkt 22 og DPA. Sikkerhedskritiske ændringer kan gennemføres straks med efterfølgende information.

Tjenesten anvender de leverandører og modtagere, der fremgår af den aktuelle offentlige liste og DPA. FlowDule er fortsat ansvarlig for eget valg, instruktion og tilsyn, hvor leverandøren er underdatabehandler. En tredjeparts driftsfejl fritager ikke FlowDule fra ufravigelige aftale- eller databeskyttelsesforpligtelser.

Parterne samarbejder om at begrænse og undersøge hændelser. Kunden rapporterer straks mistanke. For kundedata underretter FlowDule kunden uden unødig forsinkelse efter at være blevet bekendt med et persondatabrud og leverer tilgængelige oplysninger i faser. Kunden træffer som dataansvarlig beslutning om anmeldelse og underretning.

FlowDule kan suspendere nødvendige dele af tjenesten ved væsentlig misligholdelse, mere end 30 dages betalingsmisligholdelse, lovkrav eller konkret sikkerheds-/misbrugsrisiko. Suspension skal være proportional, begrænset og ophøre, når grundlaget er løst.

FlowDule varsler og begrunder suspension, medmindre øjeblikkelig handling er nødvendig. Eksport og nødvendige kontakt-/opsigelsesmuligheder opretholdes så vidt sikkerhed og lov tillader det. Væsentlig misligholdelse kan medføre ophævelse efter et rimeligt skriftligt afhjælpningsvarsel, normalt 30 dage.

Læseadgang til journal og medicin efter spærring. Spærres adgangen, fordi abonnementet ikke er aktivt, fx ved manglende betaling eller ophør, kan kundens brugere fortsat læse journal og medicinoplysninger i en begrænset periode, medmindre sikkerhed eller lov er til hinder for det. Læseadgangen varer til og med 14 dage efter udgangen af den betalte periode eller prøveperioden; de 14 dage forlænges ikke, selv om den almindelige adgang har været åben nogle dage efter periodens udløb. Er spærringen sket, fordi en betaling ikke er gennemført, varer læseadgangen i stedet 14 dage fra det tidspunkt, adgangen spærres. I perioden kan brugerne ikke oprette, ændre eller slette journalnotater eller medicinoplysninger, og de ser kun det, deres rolle i forvejen giver adgang til. Uafhængigt af de 14 dage kan kunden, så længe kontoen ikke er lukket, bestille og hente dataeksport, aflyse og refundere bookinger, eventtilmeldinger og webshopordrer, der allerede er indgået, og behandle anmodninger om udlevering og sletning efter databeskyttelsesreglerne. Læseadgangen ophører, hvis kunden lukker kontoen. Adgangen til support efter punkt 20 og 21 er ikke berørt.

Hver part er ansvarlig efter dansk rets almindelige regler med de begrænsninger, der følger her. FlowDule er ikke ansvarlig for indirekte tab, driftstab, avancetab eller følgeskader. FlowDules samlede ansvar for krav i en rullende 12-månedersperiode er begrænset til kundens betaling for tjenesten i de foregående 12 måneder.

Begrænsningerne gælder ikke ved forsæt eller grov uagtsomhed, brud på fortrolighed eller databeskyttelsesforpligtelser, krænkelse af tredjemands immaterielle rettigheder eller i det omfang ansvar ikke lovligt kan begrænses. FlowDule er ansvarlig for rimelige direkte omkostninger ved genskabelse af kundedata, når tabet skyldes et forhold, FlowDule er ansvarlig for.

Kunden er ansvarlig for faglige afgørelser, eget behandlingsgrundlag, indhold, brugeradministration og for, hvordan kundens brugere anvender AI-udkast, herunder at output kontrolleres, før det lægges til grund. Dette fritager ikke FlowDule for fejl i platformen eller egne sikkerheds- og databehandlerforpligtelser.

Ingen part er ansvarlig for forsinkelse, som skyldes en ekstraordinær hændelse uden for partens rimelige kontrol, der ikke med rimelighed kunne forebygges eller overvindes. Parten skal straks begrænse virkningen og genoptage opfyldelsen. Bestemmelsen ophæver ikke fortrolighed, databeskyttelse, hændelseshåndtering eller rimelige kontinuitets- og gendannelsesforanstaltninger.

Kunden kan opsige med virkning fra udgangen af den igangværende betalingsperiode, medmindre ordrebekræftelsen fastsætter anden bindings-/opsigelsesperiode. Forudbetalte beløb refunderes ikke ved kundens almindelige opsigelse. Ved FlowDules uafhjulpne væsentlige misligholdelse refunderes ubrugt forudbetaling forholdsmæssigt.

Ved ophør begrænses almindelig brug, men kunden bevarer de aftalte muligheder for eksport, skift, support og nødvendig rettighedshåndtering. Kundens egne klientbetalinger og krav håndteres fortsat af kunden. Journal og medicin kan læses i 14 dage efter udgangen af den betalte periode, jf. punkt 17.

Kunden kan vælge at skifte til en anden udbyder, flytte eksporterbare data og digitale aktiver til egen infrastruktur eller anmode om sletning uden skift. Anmodningen sendes til legal@flowdule.com. Varslet for at indlede processen overstiger ikke to måneder.

• Efter varslingsperioden gennemføres skiftet uden unødig forsinkelse og normalt inden for en maksimal overgangsperiode på 30 kalenderdage. FlowDule yder rimelig bistand og opretholder sikkerhed og kontinuitet.
• Er 30 dage teknisk umuligt, underretter FlowDule kunden senest 14 arbejdsdage efter anmodningen med konkret begrundelse og en alternativ periode, som ikke overstiger syv måneder.
• Efter overgangsperioden har kunden mindst 30 kalenderdage til at hente de aftalte data, medmindre en længere periode aftales.
• Når skiftet er gennemført og udtræksperioden er udløbet, slettes eksportérbare data og digitale aktiver fuldstændigt efter DPA, dokumenteret backuprotation og eventuelle lovlige retention-/legal-hold-undtagelser.
• Aftalen ophører ved bekræftet gennemført skift eller ved udløbet af varslet, hvis kunden har valgt sletning uden skift.
• Indtil 12. januar 2027 kan FlowDule alene kræve reducerede skifteomkostninger, der ikke overstiger de direkte omkostninger ved skiftet og er oplyst på forhånd. Fra 12. januar 2027 opkræves intet skiftegebyr.

Væsentlige ændringer i pris, betaling, opsigelse, ansvar, databeskyttelsesroller, data, AI, retention, regioner, leverandører, sikkerhed eller rettigheder varsles normalt mindst 30 dage før. Kunden kan opsige inden ikrafttræden, hvis kunden ikke accepterer.

Kunden kan acceptere den nye version i platformen inden ikrafttrædelsen. Gør kunden ikke det, og anvender kunden fortsat platformen efter ikrafttrædelsen, betragtes det som accept af den nye version. Accepten registreres med kunde, version, dokumenthash, varslingstidspunkt og tidspunktet for den fortsatte brug, og kunden kan til enhver tid se sine registrerede accepter i platformen, herunder om en accept er givet aktivt eller ved fortsat brug. FlowDule blokerer ikke kundens adgang, fordi en ny version ikke er accepteret; læsning af dokumenter, support, eksport og opsigelse er altid mulig. Rene sproglige eller ikke-væsentlige ændringer kan gennemføres uden ny accept.

Aftalemeddelelser sendes til kundens registrerede administrator/e-mail og/eller vises i platformen. Kunden skal holde kontaktoplysninger ajour. Juridiske henvendelser sendes til legal@flowdule.com, databeskyttelse til privacy@flowdule.com og driftssupport til support@flowdule.com.

Aftalen er underlagt dansk ret. Tvister, som ikke løses i mindelighed, afgøres ved Retten i Aarhus som aftalt værneting, medmindre ufravigelige regler kræver andet. Den danske version er styrende. Andre sprogversioner er kun bindende, når de udtrykkeligt er godkendt til det relevante marked.