Allgemeine Geschäftsbedingungen

Der Vertrag wird zwischen der FlowDule ApS („FlowDule”) und dem Unternehmen oder der selbstständig gewerblich tätigen Person geschlossen, die den Dienst bestellt („der Kunde”). FlowDule wird nicht zur privaten Nutzung angeboten. Der Kunde hat den zutreffenden juristischen Namen, die Geschäftsanschrift und, sofern vorhanden, die CVR- oder Registernummer anzugeben. Mit der Annahme bestätigt der Kunde, dass der Erwerb zu gewerblichen Zwecken erfolgt.

Die Person, die den Vertrag annimmt, erklärt, zur Verpflichtung des Kunden bevollmächtigt zu sein. Die Annahme wird mit Kunde, annehmender Person, Grundlage der Vertretungsmacht, Dokumentversion/Hash und Zeitpunkt protokolliert. FlowDule kann weitere Nachweise verlangen, bevor Journalfunktionen oder andere sensible Funktionen aktiviert werden.

Der Vertrag besteht aus der Auftragsbestätigung/dem Abonnement, einer etwaigen gesonderten schriftlichen Vereinbarung, diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen, dem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), den Einstellungen der Kette in der Plattform, die zusammen mit dem AVV die dokumentierte Weisung des Kunden bilden, sowie den Nutzungsbedingungen, die für die einzelne Nutzerin und den einzelnen Nutzer gelten.

FlowDule ist eine mandantenfähige SaaS-Plattform unter anderem für Buchung, Klientenverwaltung, Journalführung/Dokumentation, Kommunikation, Zahlung, Webshop/Event, Berichtswesen und KI-Unterstützung, die Teil des Journalmoduls ist und für die Kette auf Anfrage ausgeschaltet werden kann. Der Kunde erhält ausschließlich Zugang zu den Funktionen und Mengen, die sich aus dem Abonnement und den Einstellungen der Kette in der Plattform ergeben.

Journal, Klientenportal, externe Freigabe und Video können eine gesonderte Aktivierung erfordern. Die KI-Funktionen, einschließlich Diktat und Text aus Bild (OCR), folgen dem Journalmodul, siehe Ziffer 10. Dass eine Funktion in der Plattform vorhanden ist, bedeutet nicht, dass der Kunde sie ohne dokumentierten Zweck, einschlägige Texte, eine Rechtsgrundlage und eine freigegebene Konfiguration nutzen darf.

• Der Kunde benennt Administratoren, vergibt die geringstmöglichen Berechtigungen und schließt Konten unverzüglich, sobald kein arbeitsbedingter Bedarf mehr besteht.
• Jede Nutzerin und jeder Nutzer muss über ein persönliches Konto verfügen. Geteilte Anmeldedaten sowie die Umgehung von MFA, Zugriffskontrolle oder Protokollierung sind untersagt.
• Der Kunde schützt Geräte und Anmeldedaten und unterrichtet FlowDule unverzüglich über den Verdacht einer Kompromittierung oder eines unberechtigten Zugriffs.
• FlowDule kann eine Identitätsprüfung, ein Zurücksetzen, MFA oder eine andere angemessene Sicherheitsmaßnahme verlangen, bevor der Zugang wieder geöffnet wird.

Der Kunde legt Zwecke und Rechtsgrundlage seiner Verarbeitung fest, wählt das zutreffende fachliche Profil und ist verantwortlich für die eigenen Leistungen, die Dokumentation, die Klienteninformation, gegebenenfalls erforderliche Einwilligungen, Freigaben, Aufbewahrung, Nutzerzugänge, Zahlungsverhältnisse und fachliche Entscheidungen. FlowDule stellt ein Werkzeug bereit und ist weder Behandler noch klinisch verantwortlich noch juristischer Entscheidungsträger für den Kunden.

Der Kunde darf den Dienst nicht rechtswidrig nutzen, keine Rechte Dritter verletzen, keine schädlichen Inhalte übermitteln, nicht versuchen, auf Daten anderer Kunden zuzugreifen, die Sicherheit nicht umgehen, den Dienst nicht überlasten und den Zugang ohne schriftliche Vereinbarung nicht weiterverkaufen.

Abonnement, Laufzeit, Währung, enthaltene Nutzer/Funktionen/Mengen, Preis, Umsatzsteuer und Zahlungsfrequenz ergeben sich vor der Bestellung und aus der Auftragsbestätigung. Das Abonnement verlängert sich um den angezeigten Abrechnungszeitraum, bis es gekündigt wird.

FlowDule ist Vertragspartner und Zahlungsempfänger für eigene Abonnements und Zusatzkäufe. Die Zahlung kann durch Stripe abgewickelt werden. Bei Zahlungsverzug kann FlowDule nach geltendem Recht Zinsen und angemessene Beitreibungskosten verlangen und nach Ziffer 17 aussetzen.

Ein Einwand gegen eine Rechnung ist ohne unangemessene Verzögerung zu erheben und befreit den Kunden nicht davon, den unstreitigen Teil zu zahlen.

SMS-, KI- und sonstige Verbrauchsmengen ergeben sich aus dem Abonnement. Nicht genutzte Monatsmengen werden nicht übertragen, sofern nichts anderes angegeben ist. Ist eine Grenze erreicht, kann weitere Nutzung zurückgewiesen werden, bis der Kunde zusätzliche Mengen erwirbt oder eine ausdrückliche Verbrauchsobergrenze aktiviert.

Preis und Bindungswirkung werden vor einem Zusatzkauf oder einer Aktivierung angezeigt. Ein Zusatzkauf für einen laufenden Zeitraum wird sofort erbracht und wird nicht allein deshalb erstattet, weil die Menge nicht genutzt wird. FlowDule darf einen unbegrenzten Mehrverbrauch nicht ohne die aktive Entscheidung des Kunden aktivieren.

Zahlt ein Klient des Kunden an den Kunden über eine unterstützte Stripe-Connect-Lösung, ist der Kunde Verkäufer/Merchant of Record und Partei des einschlägigen Stripe-Vertrages. Der Kunde legt eigene Preise und Bedingungen fest und bearbeitet Erstattungen, Einwände, Chargebacks, Steuern und Nachweise. FlowDule ist technischer Vermittler und kann eine vorab angezeigte Plattformgebühr erheben.

Journal- oder Gesundheitsdaten dürfen nicht in Zahlungsbeschreibungen oder Streitunterlagen eingefügt werden, es sei denn, der Kunde kann im Einzelfall Erforderlichkeit und Rechtsgrundlage nachweisen.

Soweit FlowDule personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, gelten der AVV und die Einstellungen der Kette in der Plattform, die zusammen die dokumentierte Weisung des Kunden bilden. Der Kunde ist Verantwortlicher für seine Klienten-, Journal- und Beschäftigtenzwecke; FlowDule ist Auftragsverarbeiter. Für eigene Vertrags-, Abrechnungs-, Support- und Sicherheitszwecke ist FlowDule selbst Verantwortlicher, wie in der Datenschutzerklärung beschrieben.

Die Rechte an den Inhalten des Kunden verbleiben beim Kunden und den jeweiligen Rechteinhabern. FlowDule erhält allein das Nutzungsrecht, das erforderlich ist, um den Dienst zu erbringen, abzusichern und rechtmäßig zu verwalten. Die Klienten- und Journaldaten des Kunden werden nicht für Modelltraining, Marketing oder eigene Sekundärzwecke von FlowDule verwendet.

Die KI-Funktionen im Journal sind Teil des Journalmoduls und stehen den Nutzenden der Kette entsprechend ihrer Rolle zur Verfügung; einen gesonderten Aktivierungsschritt für jede einzelne KI-Funktion gibt es nicht. FlowDule schaltet KI für die Kette auf Anfrage aus, mit den Ausnahmen, die sich aus den KI-Informationen ergeben. Die meisten KI-Ergebnisse sind Entwürfe: Eine fachkundige Person muss Quelle, Identität, Fakten, Verneinungen, Zahlen, Daten und fachlichen Kontext prüfen, bevor das Ergebnis gespeichert, kommuniziert oder verwendet wird. Einige Ergebnisse werden nicht einzeln freigegeben: das automatische Notiz-Feedback an die behandelnde Person, die maschinelle Übersetzung geteilter Inhalte für die Klientin oder den Klienten und die Übersetzung von Supportfällen und Plattformmitteilungen. Zusammenfassung, Schlüsselwörter und nächste Schritte werden in die Notiz geschrieben, wenn die behandelnde Person sie angefordert hat; die behandelnde Person muss sie lesen und kann sie korrigieren oder entfernen.

KI darf nicht für eine eigenständige Diagnose, Triage, Behandlungsentscheidung, den Zugang zu einer Leistung oder eine sonstige automatisierte Entscheidung im Einzelfall verwendet werden. Der Kunde hat die Hinweise im Hilfecenter (KI in der Praxis) zu befolgen und schwerwiegende oder wiederholte Fehler unverzüglich zu melden.

FlowDule und die Lizenzgeber sind Inhaber von Plattform, Code, Design, Dokumentation, Marken und allgemeinen Verbesserungen. Der Kunde erhält ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares und zeitlich befristetes Nutzungsrecht für das eigene interne Unternehmen. Der Kunde darf den Dienst ohne gesetzliches Recht oder schriftliche Vereinbarung nicht dekompilieren, kopieren, vermieten oder Dritten zur Verfügung stellen.

FlowDule darf freiwillig gegebenes Feedback ohne Vergütung verwenden, darf dabei jedoch keine Kundendaten, vertraulichen Informationen oder personenbezogenen Daten für eigene Zwecke nutzen oder veröffentlichen.

Die Parteien schützen die nicht öffentlichen geschäftlichen, technischen und sicherheitsbezogenen Informationen der jeweils anderen Partei und verwenden sie nur für den Vertrag. Eine Weitergabe darf an Personen mit erforderlichem arbeitsbedingtem Bedarf und entsprechender Vertraulichkeitsbindung erfolgen oder wenn Gesetz beziehungsweise Behörde dies anordnen.

Die Verpflichtung gilt während der Vertragslaufzeit und fünf Jahre darüber hinaus. Geschäftsgeheimnisse werden geschützt, solange sie rechtmäßig geheim sind. Für personenbezogene Daten gelten der AVV und die Rechtsvorschriften ohne eine kürzere vereinbarte Grenze.

FlowDule strebt einen stabilen Betrieb an, garantiert jedoch keinen unterbrechungsfreien oder fehlerfreien Zugang. Es gelten keine bestimmte Verfügbarkeit, kein RPO und kein RTO, sofern dies nicht ausdrücklich in einem gesonderten SLA vereinbart ist. Geplante Wartungen mit voraussichtlich spürbarer Auswirkung werden in der Regel mindestens 48 Stunden im Voraus angekündigt, soweit dies praktisch möglich ist.

Der Support ist unter support@flowdule.com erreichbar. Ziel ist eine erste Antwort innerhalb von 24 Stunden; dies ist keine Zusage einer Lösung innerhalb von 24 Stunden. Kritische Sicherheitsvorfälle und Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten werden nach dem AVV und über die besonderen Kontaktwege behandelt.

FlowDule darf den Dienst verbessern und ändern. Eine Änderung, die eine bezahlte Kernfunktion wesentlich einschränkt, die Datenverarbeitung des Kunden ändert oder die Möglichkeiten des Kunden zu Export/Wechsel verschlechtert, wird angemessen angekündigt und nach Ziffer 22 und dem AVV behandelt. Sicherheitskritische Änderungen können sofort mit nachträglicher Information umgesetzt werden.

Der Dienst nutzt die Lieferanten und Empfänger, die sich aus der jeweils aktuellen öffentlichen Übersicht und dem AVV ergeben. FlowDule bleibt für die eigene Auswahl, Weisung und Überwachung verantwortlich, soweit der Lieferant Unterauftragsverarbeiter ist. Eine Betriebsstörung bei einem Dritten befreit FlowDule nicht von zwingenden vertraglichen oder datenschutzrechtlichen Pflichten.

Die Parteien arbeiten zusammen, um Vorfälle einzugrenzen und zu untersuchen. Der Kunde meldet einen Verdacht unverzüglich. Bei Kundendaten unterrichtet FlowDule den Kunden ohne unangemessene Verzögerung, nachdem FlowDule von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten Kenntnis erlangt hat, und stellt die verfügbaren Informationen stufenweise bereit. Der Kunde entscheidet als Verantwortlicher über Meldung und Benachrichtigung.

FlowDule kann erforderliche Teile des Dienstes aussetzen bei wesentlicher Vertragsverletzung, bei einem Zahlungsverzug von mehr als 30 Tagen, aufgrund gesetzlicher Anforderungen oder bei einem konkreten Sicherheits- oder Missbrauchsrisiko. Die Aussetzung muss verhältnismäßig und begrenzt sein und enden, sobald der Grund behoben ist.

FlowDule kündigt die Aussetzung an und begründet sie, es sei denn, ein sofortiges Handeln ist erforderlich. Der Export sowie die erforderlichen Kontakt- und Kündigungsmöglichkeiten bleiben erhalten, soweit Sicherheit und Gesetz dies zulassen. Eine wesentliche Vertragsverletzung kann nach einer angemessenen schriftlichen Abhilfefrist, in der Regel 30 Tage, zur Aufhebung des Vertrages führen.

Lesezugriff auf Journal und Medikation nach einer Sperrung. Wird der Zugang gesperrt, weil das Abonnement nicht aktiv ist, zum Beispiel bei ausbleibender Zahlung oder Beendigung, können die Nutzenden des Kunden Journal und Medikationsangaben für einen begrenzten Zeitraum weiterhin lesen, sofern Sicherheit oder Gesetz dem nicht entgegenstehen. Der Lesezugriff besteht bis einschließlich 14 Tage nach dem Ende des bezahlten Zeitraums oder des Testzeitraums; die 14 Tage verlängern sich nicht, auch wenn der allgemeine Zugang nach dem Ende des Zeitraums noch einige Tage offen war. Wurde der Zugang gesperrt, weil eine Zahlung nicht durchgeführt wurde, besteht der Lesezugriff stattdessen 14 Tage ab dem Zeitpunkt der Sperrung. In diesem Zeitraum können die Nutzenden keine Journalnotizen oder Medikationsangaben anlegen, ändern oder löschen, und sie sehen nur das, worauf ihre Rolle ohnehin Zugriff gibt. Unabhängig von den 14 Tagen kann der Kunde, solange das Konto nicht geschlossen ist, den Datenexport bestellen und abrufen, bereits bestehende Buchungen, Eventanmeldungen und Webshop-Bestellungen stornieren und erstatten sowie Anträge auf Herausgabe und Löschung nach den Datenschutzvorschriften bearbeiten. Der Lesezugriff endet, wenn der Kunde das Konto schließt. Der Zugang zum Support nach Ziffer 20 und 21 bleibt unberührt.

Jede Partei haftet nach den allgemeinen Regeln des dänischen Rechts mit den hier festgelegten Beschränkungen. FlowDule haftet nicht für indirekte Schäden, Betriebsausfall, entgangenen Gewinn oder Folgeschäden. Die Gesamthaftung von FlowDule für Ansprüche innerhalb eines rollierenden Zwölfmonatszeitraums ist auf die Zahlungen des Kunden für den Dienst in den vorangegangenen 12 Monaten begrenzt.

Die Beschränkungen gelten nicht bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung der Vertraulichkeits- oder Datenschutzpflichten, bei Verletzung der Rechte des geistigen Eigentums Dritter oder soweit die Haftung nicht rechtswirksam beschränkt werden kann. FlowDule haftet für angemessene direkte Kosten der Wiederherstellung von Kundendaten, wenn der Verlust auf einem Umstand beruht, den FlowDule zu vertreten hat.

Der Kunde ist verantwortlich für fachliche Entscheidungen, die eigene Verarbeitungsgrundlage, Inhalte, Nutzerverwaltung und dafür, wie seine Nutzenden KI-Entwürfe verwenden, einschließlich der Prüfung der KI-Ausgaben, bevor sie zugrunde gelegt werden. Dies befreit FlowDule nicht von der Verantwortung für Fehler in der Plattform oder von den eigenen Sicherheits- und Auftragsverarbeiterpflichten.

Keine Partei haftet für eine Verzögerung, die auf einem außergewöhnlichen Ereignis außerhalb ihrer angemessenen Kontrolle beruht, das nach vernünftigem Ermessen nicht verhindert oder überwunden werden konnte. Die Partei hat die Auswirkung unverzüglich zu begrenzen und die Erfüllung wieder aufzunehmen. Die Bestimmung hebt weder die Vertraulichkeit, den Datenschutz, die Vorfallsbehandlung noch angemessene Kontinuitäts- und Wiederherstellungsmaßnahmen auf.

Der Kunde kann mit Wirkung zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums kündigen, sofern die Auftragsbestätigung keine andere Mindestlaufzeit oder Kündigungsfrist festlegt. Im Voraus gezahlte Beträge werden bei einer ordentlichen Kündigung durch den Kunden nicht erstattet. Bei einer nicht behobenen wesentlichen Vertragsverletzung durch FlowDule wird die nicht genutzte Vorauszahlung anteilig erstattet.

Bei Beendigung wird die allgemeine Nutzung eingeschränkt, der Kunde behält jedoch die vereinbarten Möglichkeiten zu Export, Wechsel, Support und erforderlicher Rechtewahrnehmung. Die eigenen Klientenzahlungen und Ansprüche des Kunden werden weiterhin vom Kunden bearbeitet. Journal und Medikation können nach dem Ende des bezahlten Zeitraums 14 Tage lang gelesen werden, siehe Ziffer 17.

Der Kunde kann zu einem anderen Anbieter wechseln, exportierbare Daten und digitale Vermögenswerte in die eigene Infrastruktur verlagern oder eine Löschung ohne Wechsel verlangen. Der Antrag ist an legal@flowdule.com zu richten. Die Frist bis zur Einleitung des Verfahrens überschreitet zwei Monate nicht.

• Nach Ablauf der Ankündigungsfrist wird der Wechsel ohne unangemessene Verzögerung und in der Regel innerhalb eines maximalen Übergangszeitraums von 30 Kalendertagen durchgeführt. FlowDule leistet angemessene Unterstützung und wahrt Sicherheit und Kontinuität.
• Sind 30 Tage technisch unmöglich, unterrichtet FlowDule den Kunden spätestens 14 Arbeitstage nach dem Antrag mit konkreter Begründung und einem alternativen Zeitraum, der sieben Monate nicht überschreitet.
• Nach dem Übergangszeitraum hat der Kunde mindestens 30 Kalendertage Zeit, die vereinbarten Daten abzurufen, sofern kein längerer Zeitraum vereinbart wird.
• Ist der Wechsel durchgeführt und der Abrufzeitraum abgelaufen, werden exportierbare Daten und digitale Vermögenswerte vollständig gelöscht, im Einklang mit dem AVV, der dokumentierten Backup-Rotation und etwaigen rechtmäßigen Ausnahmen zu Aufbewahrung und Legal Hold.
• Der Vertrag endet mit dem bestätigten Abschluss des Wechsels oder mit Ablauf der Frist, wenn der Kunde die Löschung ohne Wechsel gewählt hat.
• Bis zum 12. Januar 2027 darf FlowDule allein reduzierte Wechselkosten verlangen, die die direkten Kosten des Wechsels nicht überschreiten und vorab mitgeteilt werden. Ab dem 12. Januar 2027 wird keine Wechselgebühr erhoben.

Wesentliche Änderungen bei Preis, Zahlung, Kündigung, Haftung, Datenschutzrollen, Daten, KI, Aufbewahrung, Regionen, Lieferanten, Sicherheit oder Rechten werden in der Regel mindestens 30 Tage im Voraus angekündigt. Der Kunde kann vor dem Inkrafttreten kündigen, wenn er die Änderung nicht annimmt.

Der Kunde kann die neue Fassung vor dem Inkrafttreten in der Plattform annehmen. Tut der Kunde dies nicht, gilt die fortgesetzte Nutzung der Plattform nach dem Inkrafttreten als Annahme der neuen Fassung. Die Annahme wird mit Kunde, Version, Dokumenten-Hash, Zeitpunkt der Ankündigung und Zeitpunkt der fortgesetzten Nutzung protokolliert, und der Kunde kann seine protokollierten Annahmen jederzeit in der Plattform einsehen, einschließlich der Angabe, ob eine Annahme aktiv oder durch fortgesetzte Nutzung erteilt wurde. FlowDule sperrt den Zugang des Kunden nicht deshalb, weil eine neue Fassung nicht angenommen wurde; das Lesen von Dokumenten, der Support, der Export und die Kündigung sind jederzeit möglich. Rein sprachliche oder unwesentliche Änderungen können ohne erneute Annahme umgesetzt werden.

Vertragsmitteilungen werden an den registrierten Administrator beziehungsweise die registrierte E-Mail-Adresse des Kunden gesendet und/oder in der Plattform angezeigt. Der Kunde hat die Kontaktdaten aktuell zu halten. Juristische Anfragen sind an legal@flowdule.com, Anfragen zum Datenschutz an privacy@flowdule.com und Anfragen zum Betriebssupport an support@flowdule.com zu richten.

Der Vertrag unterliegt dänischem Recht. Streitigkeiten, die nicht gütlich beigelegt werden, werden vor dem Gericht Aarhus (Retten i Aarhus) als vereinbartem Gerichtsstand entschieden, sofern zwingende Vorschriften nichts anderes verlangen. Die dänische Fassung ist maßgeblich. Andere Sprachfassungen sind nur bindend, wenn sie für den betreffenden Markt ausdrücklich dafür freigegeben wurden.