Oppbevaring og sletting for klinikken | Personvern og sikkerhet

Det finnes ikke én lovlig oppbevaringsfrist som passer alle klinikker. Du velger selv en profil etter land, faggruppe, autorisasjon, behandling, datakategori og formål, og du skal kunne forklare valget. FlowDule fastsetter ikke din faglige eller juridiske oppbevaringsplikt.

Denne artikkelen er til deg som administrerer en klinikk eller en kjede i FlowDule. Den teksten klientene dine leser, står i Oppbevaring og rettigheter.

Hvem er ansvarlig for hva

Du er behandlingsansvarlig for dine egne klienter, bookinger, journaler, dokumenter og faglige formål. Du bestemmer derfor:

hvorfor opplysningene behandles;
hvilket behandlingsgrunnlag som brukes;
hvilke opplysninger som er nødvendige;
hvor lenge de skal oppbevares;
hvordan innsyn, retting, sletting og andre rettigheter avgjøres;
om en lovplikt, en klage, en tvist eller en annen nedskrevet grunn krever fortsatt oppbevaring.

FlowDule er databehandler for de opplysningene. Vi stiller innstillinger samt eksport-, begrensnings- og slettefunksjoner til rådighet og handler etter din skriftlige anvisning, som er kjedens egne innstillinger i plattformen sammen med Databehandleravtalen.

FlowDule er selv behandlingsansvarlig for egne avtale-, fakturerings-, support- og sikkerhetsformål. Frister og rettigheter for de behandlingene står i Personvernerklæringen.

Velg din faglige profil

Profil	Hvem er omfattet	Utgangspunkt for oppbevaringen
Selvstendig psykoterapeut, ikke autorisert helsepersonell	En psykoterapeut som ikke samtidig arbeider under en relevant helsefaglig autorisasjon eller annen særregel	Ingen automatisk helserettslig 5- eller 10-årsfrist. Klinikken fastsetter en nødvendig og rimelig frist etter GDPR, avtalen, konkrete faglige behov og eventuelle nedskrevne krav.
Autorisert helsepersonell, 10-årsgruppen	Behandlingssteder med leger, tannleger, kiropraktorer, jordmødre, kliniske ernæringsfysiologer, kliniske tannteknikere eller tannpleiere	Minst 10 år fra siste nedtegnelse etter de gjeldende journalreglene.
Annet autorisert helsepersonell	Annet autorisert helsepersonell, herunder som utgangspunkt autoriserte psykologer	Minst 5 år fra siste nedtegnelse, med mindre en lengre regel eller et konkret unntak gjelder.
Tverrfaglig pasientjournal	Journal med faggrupper fra både 5- og 10-årsgruppen	Minst 10 år for den tverrfaglige journalen etter de gjeldende reglene.
Særskilt klinikk- eller landprofil	Klinikk under andre sektor-, kontrakts-, forsikrings-, myndighets- eller nasjonale krav	Den særregelen som gjelder etter en juridisk vurdering. Profilen aktiveres ikke automatisk.

Tittelen “psykoterapeut” gir ikke i seg selv en helsefaglig autorisasjon. På samme måte skal du se på en psykologs faktiske autorisasjonsstatus: overgangsregler kan bety at en person frem til utgangen av 2028 kan bruke psykologtittelen uten å være omfattet av den nye autorisasjonen.

Medlemskap i en bransjeforening, forsikringsvilkår, kontraktskrav eller en faglig anbefaling kan påvirke valget ditt, men skal ikke fremstilles som lov, med mindre det faktisk er et bindende lovkrav.

Er du psykoterapeut uten autorisasjon

Da skal du selv sette en frist eller et klart slettekriterium for hver kategori du bruker. Vurderingen din bør minst omfatte:

hvorfor journalen eller notatet er nødvendig;
hvor lenge opplysningene er relevante for et aktuelt eller påregnelig klientforløp;
behovet for å kunne vise avtalen, den faglige innsatsen eller et rettskrav;
opplysningenes sensitivitet og konsekvensen ved lang oppbevaring;
om mindre inngripende dokumentasjon eller tidligere sletting er mulig;
eventuelle nedskrevne krav fra avtale, forsikring eller bransjeforening;
når fristen begynner, for eksempel ved avsluttet forløp eller siste relevante notat.

Vi anbefaler ikke en tilfeldig standardperiode i stedet for vurderingen. Du skal kunne forklare fristen i din egen personverntekst og bruke den likt hver gang.

Er du autorisert helsepersonell

Da bruker du minimumsperioden etter de gjeldende journalreglene. Perioden løper normalt fra siste nedtegnelse i pasientjournalen.

En pasientjournal som har betydning for en pågående klage-, tilsyns- eller erstatningssak, skal du fortsette å oppbevare mens saken pågår, også selv om den alminnelige minimumsperioden er utløpt. Offentlige behandlingssteder kan i tillegg være omfattet av arkivregler.

At en helserettslig minimumsfrist er utløpt, betyr ikke at journalen skal bevares lenger. Deretter skal du vurdere om det fortsatt finnes et lovlig og nødvendig grunnlag. Er det ikke det, skal opplysningene slettes.

Ved opphør, overdragelse, dødsfall eller konkurs kan det gjelde særlige regler om overdragelse og fortsatt oppbevaring. Du skal ha din egen opphørsplan. FlowDule er verken myndighet eller faglig etterfølger og overtar ikke journalansvaret.

Sett frister per datakategori

Oppbevaringsprofilen din, altså valget ditt av hvor lenge hver type opplysning lagres, skal minst dekke følgende hvis du bruker kategorien:

Datakategori	Mulig starttidspunkt	Avsluttende handling
Klientstamdata og relasjoner	Forløpets opphør eller siste nødvendige aktivitet	Sletting eller en nedskrevet begrensning
Bookinger, oppmøte og kalender	Avtalens dato, oppgjør eller avsluttet forløp	Sletting eller anonymisering etter klinikkens formål og eventuelle krav
Journalnotater og versjonshistorikk	Siste nedtegnelse eller den faglige regelens startpunkt	Sletting etter profil; autoriserte journaler følger regler om rettinger og oppbevaring
Planer, målinger og rapporter	Siste faglige bruk eller journalens startpunkt	Samme profil som det journalmaterialet de er en nødvendig del av
Vedlegg, bilder og lyd	Innsamling, ferdig transkripsjon eller siste nødvendige bruk	Råmateriale slettes tidligere hvis det ikke lenger er nødvendig
Kommunikasjon og delinger	Utsending, tilbakekalling eller avsluttet forløp	Deling lukkes straks når behovet opphører; innhold følger sin kategori
Betalings- og ordredata	Transaksjon og relevant regnskapsperiode	Klinikken følger egne bokførings- og regnskapskrav
Tilgangs-, revisjons- og sikkerhetslogger	Hendelsen eller avsluttet undersøkelse	Automatisk sletting etter sikkerhetsformålet; en konkret sak kan gi legal hold
Eksport- og midlertidige behandlingsfiler	Oppretting eller fullført overføring	Kort automatisk utløp og sikker sletting

Rettinger og journalens integritet

Uriktige stam- og kontaktopplysninger skal kunne rettes. En retting skal ikke gjøre det umulig å vise relevante tidligere handlinger, hvis historikken fortsatt er nødvendig og lovlig.

For pasientjournaler under autorisasjonsreglene kan du ikke slette eller gjøre opprinnelige journalopplysninger uleselige som en alminnelig retting. Rettinger og tilføyelser skal kunne følges, slik at den opprinnelige versjonen fortsatt kan finnes etter de gjeldende kravene.

Er du psykoterapeut uten autorisasjon, avhenger behovet for versjonshistorikk av ditt eget formål og ansvar. FlowDule bevarer ikke alle historiske versjoner permanent uten grunn.

Når opplysninger slettes

En sletting skal treffe alle de stedene opplysningen finnes:

aktive databaseposter og versjonsrelasjoner;
filer, vedlegg, bilder og lyd;
bookinger, kommunikasjon, delinger og tilgangslenker;
søkeindekser, køer, mellomlagre og midlertidige filer;
input og output fra KI etter det godkjente oppsettet hos leverandøren;
eksportfiler og integrasjonskopier under FlowDules ansvar;
objekter som er blitt hengende uten eier, og slettejobber som ikke gikk gjennom;
sikkerhetskopier etter den faste rotasjonen.

FlowDule beholder en liten kvittering for slettingen uten det slettede innholdet. Kvitteringen kan inneholde kunde, anvisning, kategorier, tidspunkt, ansvarlig, resultat, utløp av sikkerhetskopier og eventuelle lovlige unntak.

Sikkerhetskopier

Opplysninger kan være teknisk utilgjengelige i rullerende sikkerhetskopier til kopiene blir overskrevet. Databasen sikkerhetskopieres daglig med 30 dagers rotasjon. I den perioden er kopiene beskyttet på samme måte som driften, de skal ikke brukes til andre formål, og de blir ikke lagt tilbake i normal drift.

Blir en sikkerhetskopi gjenopprettet, skal tidligere gjennomførte slettinger og gjeldende legal holds anvendes på nytt før miljøet åpnes. Rotasjonsperioden og gjenopprettingen skal være prøvd ut. Interne mål for backup er ikke en garanti til klientene dine, med mindre det uttrykkelig er avtalt.

Legal hold

Et legal hold er en midlertidig, nedskrevet blokkering av alminnelig sletting for et presist avgrenset materiale. Det kan være relevant ved en konkret klage, en tvist, en myndighetssak eller en annen lovlig plikt.

Et legal hold skal ha:

en entydig referanse og en ansvarlig;
et grunnlag som er skrevet ned;
en presis avgrensning av person, sak, objekt og datakategori;
startdato, en dato for fornyet vurdering og et kriterium for frigivelse;
minst mulig tilgang;
en sporbar frigivelse og en ny beregning av den normale fristen etterpå.

Et hold på én journal eller én hendelse skal ikke automatisk blokkere alle opplysninger om personen eller hele klinikkens datasett.

Klientenes rettigheter i praksis

Etter vilkårene i GDPR kan en klient ha rett til:

informasjon om behandlingen;
innsyn og kopi;
retting;
sletting;
begrensning av behandling;
dataportabilitet;
innsigelse;
å trekke tilbake et samtykke når behandlingen bygger på samtykke;
ikke å være underlagt visse avgjørelser som utelukkende er basert på automatisert behandling.

Rettighetene er ikke absolutte. En anmodning om sletting kan for eksempel være begrenset av en lovpålagt journalfrist, en verserende sak, andres rettigheter eller et nødvendig rettskrav. Du skal kunne forklare den konkrete begrensningen overfor klienten og skrive begrunnelsen ned.

Klienten henvender seg til deg, ikke til oss. Navnet ditt og kontakten din skal fremgå av den personvernteksten klienten møter på booking- og klientsidene. Vi svarer ikke klientene dine på dine vegne uten en skriftlig anvisning fra deg, men vi hjelper deg med søk, eksport, retting, begrensning og sletting når det er nødvendig. Gjelder anmodningen FlowDules egne konto-, support- eller avtaleopplysninger, kan det skrives til privacy@flowdule.com.

Du besvarer en anmodning uten ugrunnet opphold og normalt senest en måned etter at du har mottatt den. Fristen kan forlenges med inntil to måneder hvis anmodningen er komplisert, eller hvis du har mange på én gang; klienten skal få beskjed om forlengelsen og begrunnelsen før den første måneden er gått.

Vær sikker på hvem som spør, men be ikke om mer enn nødvendig. Journal- og helseopplysninger skal ikke utleveres til en feil person. Kopier av legitimasjon kan du bare samle inn når en mindre inngripende fremgangsmåte ikke strekker til, og de skal slettes raskt igjen.

Eksport og opphør

Du kan eksportere dine egne data under avtalen og etter opphør etter Handelsvilkårene og Databehandleravtalen. Eksporten skal omfatte relevante kundedata, relasjoner, filer, versjoner og revisjonsmetadata i beskrevne, alminnelig anvendelige og maskinlesbare formater.

Etter det avtalte eksportvinduet sletter FlowDule dataene dine etter valget ditt, databehandleravtalen, rotasjonen av sikkerhetskopier og eventuelle lovlige unntak. FlowDules egen bokføringsplikt for faktura- og regnskapsdata er ikke en grunn til å beholde klient- eller journaldataene dine.

Det skal din egen personverntekst opplyse om

Innen eller senest når du samler inn opplysningene, skal klienten få en personverntekst fra deg som minst forklarer:

identiteten din og kontakten din;
formål, datakategorier og behandlingsgrunnlag;
relevante mottakere, leverandører og overføringer;
den konkrete oppbevaringsfristen eller klare kriterier for den;
rettigheter, klageadgang og kontaktvei;
eventuell bruk av KI og den menneskelige gjennomgangen, se KI i klinikken;
særlige regler om journalretting, hvis du er omfattet av dem.

FlowDules egne dokumenter kan støtte teksten din, men de erstatter den ikke.

Reglene bak

Trenger du hjelp?

Under Support i appen kan du opprette en sak til FlowDule-teamet. Du kan også skrive til support@flowdule.com.