Oppbevaring og rettigheter

Klinikken bestemmer hva som lagres om deg, og hvor lenge. Det følger de reglene som gjelder for klinikkens fag og for det landet klinikken arbeider i. Klinikken er ansvarlig for opplysningene dine, og FlowDule leverer teknikken bak. Vi lagrer, viser og sletter opplysningene slik klinikken ber oss om, eller når fristen er utløpt. Det finnes ikke én frist som gjelder alle klinikker, så spørsmål om nettopp dine opplysninger skal du stille til klinikken.

Det avhenger av hva du bruker klinikken til. Det kan være:

• kontaktopplysningene dine og tilknytningen din til klinikken;
• bookingene dine, oppmøtet ditt og betalingene dine;
• journal, notater, planer, målinger og rapporter;
• meldinger mellom deg og klinikken og det innholdet klinikken deler med deg;
• bilder, dokumenter og lydopptak som klinikken legger til;
• en logg over hvem som har sett eller rettet opplysningene dine.

Hvor lenge en opplysning lagres, avhenger av klinikkens fag og land. Er behandleren autorisert helsepersonell, lagres pasientjournalen som utgangspunkt i minst fem år fra siste nedtegnelse, og for leger, tannleger, kiropraktorer, jordmødre, kliniske ernæringsfysiologer, kliniske tannteknikere og tannpleiere i minst ti år. Er behandleren ikke autorisert helsepersonell, for eksempel en selvstendig psykoterapeut, finnes det ingen fast årsgrense i loven, og klinikken fastsetter selv en frist som den kan forklare deg. Er journalen din tverrfaglig, altså ført av både faggrupper med en femårsfrist og faggrupper med en tiårsfrist, lagres den tverrfaglige journalen i minst ti år etter de gjeldende reglene.

Bookinger, betalinger, meldinger og filer følger klinikkens eget valg og de bokførings- og fagreglene klinikken er omfattet av. Sikkerhetskopier av databasen overskrives løpende og senest etter 30 dager.

Den presise fristen for opplysningene dine finner du i klinikkens egen personverninformasjon, eller ved å spørre klinikken.

Når fristen utløper, eller klinikken sletter opplysningene dine, fjerner vi dem ikke bare ett sted. Vi fjerner dem i selve klientkortet og journalen, i tidligere versjoner av notatene, i de bookingene, meldingene, delingene og lenkene opplysningene inngår i, i bilder, dokumenter og lyd, i det materialet søkefunksjonen finner fram, og i eksportfiler hos oss. Sikkerhetskopiene inneholder opplysningene til de blir overskrevet, og de brukes ikke til noe annet i mellomtiden. Vi lagrer en kvittering for at slettingen har skjedd, men ikke det som ble slettet.

Sletting kan bli utsatt hvis klinikken har plikt til å bevare opplysningene i en konkret sak, for eksempel en klage-, tilsyns- eller erstatningssak. Da lagres bare det saken krever, og bare så lenge den varer.

Retter klinikken en opplysning i pasientjournalen din, blir den opprinnelige teksten ikke slettet. Rettinger og tilføyelser kan følges: den opprinnelige teksten bevares, og rettingen dateres, slik at det fortsatt kan ses hva som sto. Alminnelige stam- og kontaktopplysninger kan rettes uten videre.

Du kan be om innsyn i og kopi av opplysningene dine, om å få uriktige opplysninger rettet, om sletting, om at behandlingen begrenses, om å få opplysningene dine utlevert i et alminnelig format og om å gjøre innsigelse mot en behandling. Bygger en behandling på samtykket ditt, kan du trekke samtykket tilbake. Du skal heller ikke finne deg i avgjørelser som utelukkende er truffet av en maskin og har vesentlig betydning for deg.

Rettighetene gjelder ikke uten unntak. En anmodning om sletting kan for eksempel bli begrenset av en lovbestemt journalfrist, en verserende sak, andres rettigheter eller et rettskrav. Klinikken forklarer deg i så fall hvorfor.

Du henvender deg til klinikken, som er ansvarlig for opplysningene dine. Klinikken svarer uten ugrunnet opphold og normalt senest en måned etter at den har mottatt anmodningen din. Er anmodningen komplisert, eller har klinikken mange på én gang, kan fristen forlenges med inntil to måneder, og du får beskjed om det før den første måneden er gått. Klinikken skal være sikker på hvem du er før den utleverer journal- eller helseopplysninger, men den kan ikke be om mer enn den trenger. Klinikken kan i FlowDule se hvem som har sett eller rettet journalen din, og kan derfor svare deg på det.

Er du misfornøyd med måten opplysningene dine behandles på, kan du klage til det danske Datatilsynet. Om FlowDules egne behandlinger kan du lese i Personvernerklæringen.

Spørsmål om journalen din, bookingene dine, innsyn, retting eller sletting skal du stille til den behandleren eller klinikken du er hos. Klinikkens navn og kontakt står i klinikkens egen personverntekst på booking- og klientsidene. Vi svarer ikke på klinikkens vegne, men vi hjelper klinikken med å finne, rette, utlevere og slette.

Har du spørsmål om teknikken bak, eller om de opplysningene FlowDule selv er ansvarlig for, kan du skrive til privacy@flowdule.com.

• GDPR artikkel 5 og 12-23
• Den danske pasientsikkerhetsmyndigheten (Styrelsen for Patientsikkerhed) om journaloppbevaring
• Den danske journalføringsforskriften (journalføringsbekendtgørelsen), bekendtgørelse nr. 1361 af 24. november 2025
• Den danske pasientsikkerhetsmyndigheten (Styrelsen for Patientsikkerhed) om autorisasjon av psykologer fra 1. januar 2026