Aufbewahrung und Rechte

Die Praxis bestimmt, was über Sie gespeichert wird und wie lange. Das richtet sich nach den Vorschriften, die für den Beruf der Praxis und für das Land gelten, in dem die Praxis arbeitet. Die Praxis ist für Ihre Daten verantwortlich, und FlowDule liefert die Technik dahinter. Wir speichern, zeigen und löschen die Daten so, wie die Praxis uns darum bittet, oder wenn die Frist abgelaufen ist. Es gibt keine einheitliche Frist, die für alle Praxen gilt, Fragen zu genau Ihren Daten richten Sie deshalb an die Praxis.

Das hängt davon ab, wofür Sie die Praxis nutzen. Das können sein:

• Ihre Kontaktdaten und Ihre Zugehörigkeit zur Praxis;
• Ihre Buchungen, Ihre Anwesenheit und Ihre Zahlungen;
• Journal, Notizen, Pläne, Messwerte und Berichte;
• Nachrichten zwischen Ihnen und der Praxis und die Inhalte, die die Praxis mit Ihnen teilt;
• Bilder, Dokumente und Tonaufnahmen, die die Praxis hinzufügt;
• ein Protokoll darüber, wer Ihre Daten gesehen oder berichtigt hat.

Wie lange eine Angabe gespeichert wird, hängt vom Beruf und vom Land der Praxis ab. Ist die behandelnde Person ein zugelassener Angehöriger eines Gesundheitsberufs, wird die Patientendokumentation grundsätzlich mindestens fünf Jahre ab dem letzten Eintrag aufbewahrt, und für Ärztinnen und Ärzte, Zahnärztinnen und Zahnärzte, Chiropraktikerinnen und Chiropraktiker, Hebammen, klinische Diätassistenzen, klinische Zahntechnikerinnen und Zahntechniker sowie Dentalhygienikerinnen und Dentalhygieniker mindestens zehn Jahre. Ist die behandelnde Person kein zugelassener Angehöriger eines Gesundheitsberufs, zum Beispiel eine selbstständige psychotherapeutisch tätige Person, gibt es keine feste Jahresgrenze im Gesetz, und die Praxis legt selbst eine Frist fest, die sie Ihnen erklären kann. Ist Ihr Journal interdisziplinär, wird es also von Berufsgruppen mit einer Fünfjahresfrist und von Berufsgruppen mit einer Zehnjahresfrist geführt, wird das interdisziplinäre Journal nach den geltenden Vorschriften mindestens zehn Jahre aufbewahrt.

Buchungen, Zahlungen, Nachrichten und Dateien folgen der eigenen Wahl der Praxis und den Buchführungs- und Berufsvorschriften, denen die Praxis unterliegt. Sicherungen der Datenbank werden laufend und spätestens nach 30 Tagen überschrieben.

Die genaue Frist für Ihre Daten finden Sie in der eigenen Datenschutzinformation der Praxis oder indem Sie die Praxis fragen.

Läuft die Frist ab oder löscht die Praxis Ihre Daten, entfernen wir sie nicht nur an einer Stelle. Wir entfernen sie in der Klientenakte und im Journal selbst, in früheren Versionen der Notizen, in den Buchungen, Nachrichten, Freigaben und Links, in denen die Daten vorkommen, in Bildern, Dokumenten und Ton, in dem Material, das die Suchfunktion findet, und in Exportdateien bei uns. Die Sicherungen enthalten die Daten, bis sie überschrieben werden, und sie werden in der Zwischenzeit für nichts anderes genutzt. Wir bewahren einen Beleg darüber auf, dass die Löschung erfolgt ist, aber nicht das, was gelöscht wurde.

Eine Löschung kann aufgeschoben werden, wenn die Praxis verpflichtet ist, die Daten in einem konkreten Verfahren aufzubewahren, zum Beispiel in einem Beschwerde-, Aufsichts- oder Schadensersatzverfahren. Dann wird nur das gespeichert, was das Verfahren erfordert, und nur so lange, wie es dauert.

Berichtigt die Praxis eine Angabe in Ihrer Patientendokumentation, wird der ursprüngliche Text nicht gelöscht. Berichtigungen und Ergänzungen sind nachvollziehbar: Der ursprüngliche Text bleibt erhalten, und die Berichtigung wird datiert, sodass weiterhin erkennbar ist, was dort stand. Gewöhnliche Stamm- und Kontaktdaten können ohne Weiteres berichtigt werden.

Sie können Auskunft über Ihre Daten und eine Kopie verlangen, die Berichtigung unrichtiger Daten, die Löschung, die Einschränkung der Verarbeitung, die Herausgabe Ihrer Daten in einem gängigen Format und den Widerspruch gegen eine Verarbeitung. Beruht eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung, können Sie die Einwilligung widerrufen. Sie müssen auch keine Entscheidungen hinnehmen, die ausschließlich von einer Maschine getroffen wurden und erhebliche Bedeutung für Sie haben.

Die Rechte gelten nicht ohne Ausnahme. Ein Antrag auf Löschung kann zum Beispiel durch eine gesetzliche Journalfrist, ein laufendes Verfahren, die Rechte anderer oder einen Rechtsanspruch eingeschränkt sein. Die Praxis erklärt Ihnen in diesem Fall, warum.

Sie wenden sich an die Praxis, die für Ihre Daten verantwortlich ist. Die Praxis antwortet ohne unangemessene Verzögerung und in der Regel spätestens einen Monat, nachdem sie Ihren Antrag erhalten hat. Ist der Antrag kompliziert oder hat die Praxis viele Anträge auf einmal, kann die Frist um bis zu zwei Monate verlängert werden, und Sie werden darüber informiert, bevor der erste Monat vergangen ist. Die Praxis muss sicher sein, wer Sie sind, bevor sie Journal- oder Gesundheitsdaten herausgibt, darf aber nicht mehr verlangen, als sie benötigt. Die Praxis kann in FlowDule sehen, wer Ihr Journal gesehen oder berichtigt hat, und kann Ihnen das deshalb beantworten.

Sind Sie mit der Art unzufrieden, wie Ihre Daten verarbeitet werden, können Sie sich beim Datatilsynet (dänische Datenschutzbehörde) beschweren. Über die eigenen Verarbeitungen von FlowDule können Sie in der Datenschutzerklärung lesen.

Fragen zu Ihrem Journal, Ihren Buchungen, zu Auskunft, Berichtigung oder Löschung richten Sie an die Behandlerin, den Behandler oder die Praxis, bei der Sie sind. Name und Kontakt der Praxis stehen im eigenen Datenschutztext der Praxis auf den Buchungs- und Klientenseiten. Wir antworten nicht im Namen der Praxis, aber wir unterstützen die Praxis beim Suchen, Berichtigen, Herausgeben und Löschen.

Haben Sie Fragen zur Technik dahinter oder zu den Daten, für die FlowDule selbst verantwortlich ist, können Sie an privacy@flowdule.com schreiben.

• DSGVO Art. 5 und 12 bis 23
• Styrelsen for Patientsikkerhed (dänische Behörde für Patientensicherheit) zur Aufbewahrung von Journalen
• Die dänische Verordnung über die Patientendokumentation (journalføringsbekendtgørelsen), Bekendtgørelse Nr. 1361 vom 24. November 2025
• Styrelsen for Patientsikkerhed (dänische Behörde für Patientensicherheit) zur Autorisation von Psychologen ab dem 1. Januar 2026