Trust CenterGDPR og retningslinjer
GDPR, samtykker og driftsnære retningslinjer
Her beskrives hvordan FlowDule håndterer samtykker, retningslinjer, datahåndtering og dokumentasjon, slik at du kan vurdere om plattformen passer til kravene deres til etterlevelse.
GDPR-støtte som er integrert i de daglige arbeidsflytene
FlowDule behandler personopplysninger i booking, journaler, kommunikasjon og betaling på kundens vegne: klinikken er behandlingsansvarlig for klient- og journaldata, og FlowDule er databehandler. Samtykke, retningslinjer og datahåndtering er derfor bygget inn i arbeidsflytene som allerede brukes, og er ikke en egen etterlevelsesprosess.
Denne siden gir oversikt over prosessene og funksjonene som støtter etterlevelse av GDPR i plattformen.
Les databehandleravtalenGDPR
Samtykker, retningslinjer og datahåndtering
De viktigste GDPR-prosessene i plattformen.
- Samtykke
Samtykke ved opprettelse
Samtykker og aksepter av retningslinjer registreres med kunde, akseptant, fullmakt, versjon, dokumenthash og tidspunkt. Vesentlige endringer varsles normalt minst 30 dager før ikrafttredelse. Fortsatt bruk etter ikrafttredelse registreres som aksept, og tilgangen blokkeres ikke. Samtykke er ikke behandlingsgrunnlag for alt i plattformen.
- Retningslinjer
Driftsnære retningslinjer
Kjeder kan definere versjonsstyrte tekster om personvern, KI, avbestilling, uteblivelse, samtykke og kommunikasjon innenfor obligatoriske rammer for sikkerhet og informasjon.
- Rettigheter
Dataeksport og dataportabilitet
Kunden kan eksportere klient-, booking-, journal-, fil- og konfigurasjonsdata med relasjoner og metadata i alminnelig brukte, maskinlesbare formater. Eksport er mulig under avtalen og i minst 30 kalenderdager etter den avtalte overgangsperioden.
- Livssyklus
Oppbevaring og sletting
Det finnes ikke én oppbevaringsfrist for alle kunder. Kunden velger og dokumenterer en profil etter land, faggruppe, autorisasjon og formål; en psykoterapeut uten autorisasjon har ingen automatisk frist på 5 eller 10 år, og FlowDule fastsetter ikke kundens oppbevaringsplikt. Ved en forespørsel om sletting stoppes sekundære formål og unødvendige delinger; nødvendig lovlig bruk av journalen forblir logget.
- Tilgang
Rollebasert tilgang til personopplysninger
Bare brukere med de riktige rollene kan få tilgang til personidentifiserbare data. Tilgangen kontrolleres per kjede, lokasjon og behandler.
- Revisjon
Dokumentasjon og sporbarhet
Relevante handlinger med klient- og journaldata skal kunne spores til en identifisert bruker, herunder lesing, endring, eksport og deling. Tilgangsloggen viser hvem som har sett eller endret en journal.
Samtykke
Samtykke og retningslinjer som en del av bookingflyten
- Kunde
- Akseptant
- Fullmakt
- Versjon
- Dokumenthash
- Tidspunkt
Ved booking eller opprettelse skal den ansvarlige, formålet, obligatoriske felter og kundens relevante personverntekst vises eller lenkes til før innsending. Aksept og samtykke knyttes til versjon og dokumenthash.
FlowDule kan brukes for mindreårige klienter når kjedens innstilling for mindreårige er slått på, og en myndig kontaktperson er registrert på klienten, som mottar meldinger, kvitteringer og betalingslenker. Bruker kjeden journalmodulen til helsefaglig journal, kan bare klienter som har fylt 18 år, registreres; det fremgår av innstillingen for mindreårige.
FlowDule gir ikke tilgang for verger, foreldre eller fullmektiger; ingen logger inn på vegne av en annen, og delt innlogging er ikke tillatt.
Se sikkerhetDatalivssyklus
Fra opprettelse til sletting, med sporbarhet hele veien
Data følger livssyklusen fra innsamling til begrensning, anonymisering, sletting og utløp av sikkerhetskopier.
-
Innsamling
FlowDule behandler personopplysninger i booking, journaler, kommunikasjon og betaling på kundens vegne. Aksept og samtykke knyttes til versjon og dokumenthash når de gis.
-
Begrensning
Ved en forespørsel om sletting stoppes sekundære formål og unødvendige delinger. Nødvendig lovlig bruk av journalen forblir logget.
-
Anonymisering
Når fristen løper ut, slettes eller anonymiseres data. Kunden velger og dokumenterer oppbevaringsprofilen etter land, faggruppe, autorisasjon og formål.
-
Sletting
En godkjent sletteprosess skal omfatte:
- aktive poster
- filer
- delinger
- søkeindekser
- køer
- KI-kopier
- eksportfiler
-
Utløp av sikkerhetskopier
Sikkerhetskopier slettes ved dokumentert rotasjon. Databasen sikkerhetskopieres daglig med 30 dagers rotasjon.
Les videre
- PersonvernerklæringRettslig grunnlag, hvilke opplysninger vi behandler, rettighetene deres og overføringer til tredjeland.
- DatabehandleravtaleAvtalen mellom dere som behandlingsansvarlig og FlowDule som databehandler, inkludert instruks og sikkerhet.
- Oppbevaring av dataHvem som fastsetter fristen for hver datatype, og hva som skjer ved en forespørsel om sletting.
- Trust CenterAlle områder og de juridiske dokumentene
Se det selv.
Opprett en gratis konto og se samtykker, retningslinjer og dataeksport i den kjørende plattformen. Prøv FlowDule i 30 dager. Ikke noe kredittkort, ingen binding.