Trust CenterJournaldata
Slik oppbevarer og sletter vi journaldata
Det finnes ikke én lovlig oppbevaringsfrist for alle. Behandlingsstedet velger og dokumenterer sin profil etter land, faggruppe, autorisasjon, datakategori og formål. Her kan du lese hvordan FlowDule oppbevarer, begrenser og sletter journaldata, i et språk alle kan lese.
Lagret så lenge den dokumenterte profilen krever det
En journal kan ikke alltid slettes bare fordi noen ber om det. Er behandlingsstedet omfattet av journalføringsplikten, skal journalen oppbevares i en årrekke. Til gjengjeld skal den ikke lagres lenger enn nødvendig: når fristen har løpt ut, vurderer behandlingsstedet om det fortsatt finnes et annet lovlig grunnlag, og finnes det ikke, og gjelder det ikke noe bevaringspålegg, fjernes innholdet.
Denne siden beskriver prinsippene for oppbevaring, forespørsler om sletting, bevaringspålegg og endelig sletting. Det er en forklaring behandlere kan ta utgangspunkt i overfor klientene sine, men den erstatter ikke behandlingsstedets egen personverninformasjon.
Se oppbevaring av alle datatyperPrinsipper
Fire prinsipper for journaldata
Oppbevaringsfrist, forespørsler om sletting, bevaringspålegg og endelig sletting.
- Oppbevaringsfrist
Behandlingsstedet velger og dokumenterer fristen
Det finnes ikke én lovlig frist for alle. Hvor lenge en journal skal lagres, avhenger av land, faggruppe, autorisasjon, datakategori og formål, og klinikken velger og dokumenterer profilen. FlowDule fastsetter ikke klinikkens faglige eller juridiske oppbevaringsplikt. For autorisert helsepersonell (dansk autorisasjon) er utgangspunktet etter den danske journalføringsforskriften (journalføringsbekendtgørelsen) minst 10 år fra siste oppføring for noen faggrupper og minst 5 år for andre. En selvstendig psykoterapeut som ikke er autorisert helsepersonell, har ingen automatisk frist på 5 eller 10 år og må selv fastsette en nødvendig og forholdsmessig frist.
- Sletting
Forespørsler om sletting får et todelt svar
Opplysninger uten fortsatt grunnlag slettes etter sin livssyklus. Lovpålagt journal begrenses: vanlig bred tilgang, analyse, produktforbedring og unødvendige delinger stopper. Dokumenterte personer kan fortsatt bruke den til nødvendig behandling og pasientsikkerhet, rettigheter eller en konkret klage-, tilsyns- eller erstatningssak, og hvert oppslag logges.
- Legal hold
Bevaringspålegg ved verserende saker
Inngår en journal i en klage-, tilsyns- eller erstatningssak, bevares det nødvendige, dokumenterte omfanget til saken er avsluttet. Den registrerte orienteres bare når det er lovlig og ikke skader formålet med saken eller et pålegg fra myndighetene. Beslutningen vurderes på nytt hver gang bevaringspålegget gjennomgås.
- Utløp
Sletting når fristen løper ut
Har fristen løpt ut, og har behandlingsstedet vurdert at det verken finnes et annet lovlig grunnlag eller et bevaringspålegg, fjernes innholdet: notater, målinger, behandlingsplaner, rapporter, vedlagte dokumenter og lydopptak. Slettingen omfatter også filer, delinger, søkeindekser, køer og hurtigbuffere, mens sikkerhetskopier fases ut ved dokumentert rotasjon. Tilbake står et skjelett av tidsstempler, forfatter og koder uten personidentifiserbart innhold.
Journalens vei
Fra journalføring til sletting
Velg en situasjon og se hvilke steg journalen går gjennom.
-
Journalen bevares
I den fristen behandlingsstedets dokumenterte profil fastsetter.
-
Tilgangen begrenses
Bred tilgang, analyse og unødvendige delinger stopper. Hvert oppslag logges.
-
Bevaringspålegg
Det nødvendige omfanget bevares til saken er avsluttet.
-
Innholdet fjernes
Når fristen har løpt ut, og det verken er et annet lovlig grunnlag eller et bevaringspålegg.
-
Skjelettet står igjen
Tidsstempler, forfatter og koder uten personidentifiserbart innhold.
Rettigheter
Rettelser skjer som tillegg, og oppslag logges
Er noe feil i en journal, rettes det med et nytt tillegg der det riktige står. I pasientjournaler under autorisasjonsreglene blir den opprinnelige teksten stående, fordi rettelser og tillegg må være sporbare, slik at den opprinnelige versjonen fortsatt kan identifiseres. Er behandlingsstedet ikke omfattet av disse reglene, avhenger behovet for versjonshistorikk av stedets eget dokumenterte formål og ansvar.
Registrerte kan be om innsyn, retting, begrensning og sletting, men rettighetene er ikke absolutte og kan være begrenset av en lovpålagt journalfrist, en verserende sak, andres rettigheter eller et nødvendig rettskrav. Man kan få opplyst hvem som har sett journalen. Oppslag registreres i en tilgangslogg. Klager kan rettes til det danske Datatilsynet.
Se GDPR og retningslinjerAnsvar
Behandlingsstedet er behandlingsansvarlig. FlowDule er databehandler.
Den enkelte klinikken eller kjeden er behandlingsansvarlig for journalene og fastsetter formål, tilgang og oppbevaringsfrist. FlowDule leverer og drifter journalsystemet som databehandler etter en databehandleravtale og behandler bare data etter dokumentert instruks. Journaldata krypteres og oppbevares adskilt per kjede.
Les om oppbevaring og rettigheterSpørsmål?
Trenger dere dokumentasjon eller svar?
Kontakt oss hvis dere trenger databehandleravtale, ytterligere dokumentasjon eller svar på spørsmål om oppbevaring og sletting.
Skriv til privacy@flowdule.comSe det selv.
Opprett en gratis konto og prøv FlowDule i 30 dager. Ikke noe kredittkort, ingen binding.