Prøv gratis

Trust CenterOpbevaring af data

Hvor længe opbevarer vi data?

Der findes ikke én lovlig opbevaringsfrist for alle FlowDules kunder. Her står, hvem der fastsætter fristen for hver datatype, hvad systemet understøtter, og hvad der gælder for de data, hvor lovgivningen bestemmer længden.

Konkrete frister, ikke løse hensigter

Nogle opbevaringsperioder følger jeres egen dokumenterede profil, som I vælger efter land, faggruppe, autorisation, behandling, datakategori og formål. Andre bestemmes af lovgivningen og af, hvor længe kundeforholdet består. Denne side skelner tydeligt mellem de to, så I ved, hvad der beror på jeres vurdering, og hvad der følger af en pligt.

Journaldata følger sine egne regler, fordi en lovpligtig journalfrist kan begrænse retten til sletning. Dem beskriver vi i detaljer på en selvstændig side.

Se opbevaring af journaldata

Opbevaringsprofilen

Hver datatype har sin frist

Nogle frister er faste. Andre følger formålet eller jeres egen dokumenterede profil.

  • Genkendt tekst fra et billede, der ikke knyttes til et notatFast frist

    7 dage

  • Personoplysninger i AI-behandlingsdataFast frist

    90 dage

  • Tekniske fejllogsFast frist

    90 dage

  • AlarmerFast frist

    180 dage

  • Væsentlige hændelsessagerFast frist

    Normalt 5 år efter lukning

  • RegnskabsmaterialeFast frist

    5 år fra udgangen af regnskabsåret

  • Ubekræftede billeduploadsEfter formålet

    Kort automatisk udløb

  • Journal-opslagslogEfter formålet

    Efter kontrol- og sikkerhedsformålet

  • Øvrige måledata for forbrugEfter formålet

    Når formålet og en eventuel kravsfrist er udløbet

  • JournaldataJeres profil

    For autoriserede mindst 5 eller 10 år fra seneste optegnelse

  • Bookinger, beskedhistorik og revisionssporJeres profil

    Jeres dokumenterede opbevaringsprofil

Tidsaksen er logaritmisk, så korte og lange frister kan stå side om side. En prikket linje betyder, at fristen ikke er et fast antal dage. Et legal hold kan midlertidigt blokere sletningen.

Opbevaringsskema

Frister og hvem der fastsætter dem

Datatyper, hvor der slettes eller anonymiseres, når fristen udløber. Et legal hold kan midlertidigt blokere sletningen, og oplysninger kan ligge i rullende sikkerhedskopier, indtil kopierne overskrives efter den dokumenterede rotation.

  • Jeres dokumenterede profil

    Journaldata

    Der findes ikke én lovlig opbevaringsfrist for alle FlowDules kunder. I vælger en dokumenteret profil efter land, faggruppe, autorisation, behandling, datakategori og formål. For autoriserede sundhedspersoner i 10-årsgruppen er udgangspunktet mindst 10 år fra seneste optegnelse, for andre autoriserede mindst 5 år. En selvstændig psykoterapeut uden relevant autorisation har ingen automatisk 5- eller 10-årsfrist og fastlægger selv en nødvendig og proportional frist. FlowDule fastsætter ikke jeres faglige eller juridiske opbevaringspligt.

  • Efter 90 dage

    AI-behandlingsdata

    Prompt og resultat fra formatering, resumé, diktering og tekst fra billede opbevares krypteret, så behandleren kan gennemse resultatet, og personoplysningerne heri fjernes automatisk efter 90 dage. Genkendt tekst fra et billede, som ikke knyttes til et notat, slettes efter 7 dage. Det, behandleren gemmer i journalen, følger kædens opbevaringsregler, og jeres klient- og journaldata bruges ikke til at træne AI-modeller.

  • Efter kontrolformålet

    Journal-opslagslog

    Loggen over, hvem der har set en journal, har en dokumenteret opbevaringsfrist og slettes automatisk efter kontrol- og sikkerhedsformålet. En konkret sag kan få legal hold. Loggen er grundlaget for at kunne oplyse en registreret om, hvem der har haft adgang.

  • Efter afregningsformålet

    Forbrugsdata

    Måledata for forbrug af SMS og AI bruges til afregning og til at vise det aktuelle forbrug i abonnementet. Indgår data i regnskabsmateriale, opbevares det 5 år fra udgangen af regnskabsåret; øvrige måledata slettes, når formålet og en eventuel kravsfrist er udløbet.

  • 90 og 180 dage

    Tekniske fejllogs

    Fejllogs opbevares i 90 dage og alarmer i 180 dage. De bruges til at finde og rette fejl i platformen og til at beskytte personer, kunder og tjenesten. Væsentlige hændelsessager opbevares normalt 5 år efter lukning.

  • Kort automatisk udløb

    Ubekræftede billeduploads

    Et billede, der bliver uploadet, men aldrig taget i brug, er en midlertidig behandlingsfil med kort automatisk udløb og sikker sletning. Så ligger der ikke løse filer og venter uden formål.

Sletteanmodninger

Hver datakategori vurderes. Lovpligtig journal begrænses.

I er dataansvarlig og afgør anmodningen; FlowDule stiller eksport-, begrænsnings- og slettefunktioner til rådighed og handler efter jeres dokumenterede instruks. Oplysninger uden fortsat lovligt grundlag slettes efter deres livscyklus.

Lovpligtig journal begrænses i stedet: normal bred adgang, sekundære formål og unødvendige delinger stoppes, mens dokumenterede personer fortsat kan bruge materialet til nødvendige lovlige formål. Hvert opslag logges, og indholdet fjernes, når frist og eventuelt legal hold udløber. Derefter kan oplysningerne være teknisk utilgængelige i rullende sikkerhedskopier, indtil kopierne overskrives efter den dokumenterede rotation.

Se opbevaring af journaldata

Øvrige driftsdata

Bookinger, fakturaer, beskedhistorik og revisionsspor

Bookinger, beskedhistorik og revisionsspor er jeres data og følger jeres dokumenterede opbevaringsprofil og databehandleraftalen. FlowDules egne aftale- og faktureringsdata opbevares, så længe kundeforholdet består, og derefter efter gældende lovgivning: regnskabsmateriale i 5 år fra udgangen af regnskabsåret.

FlowDules bogføringspligt er ikke grundlag for at bevare jeres klient- eller journaldata. Vi lover ikke en fast automatisk sletning her, fordi den rigtige frist afhænger af, hvad de enkelte data dokumenterer.

Dokumentation og aftaler

Mangler I en frist, der ikke står her?

Skriv til os, hvis I har brug for dokumentation for en bestemt datatype eller en afklaring til jeres egen fortegnelse over behandlingsaktiviteter.

Kontakt os