Trust CenterAufbewahrung von Daten
Wie lange bewahren wir Daten auf?
Es gibt nicht die eine rechtmäßige Aufbewahrungsfrist für alle Kunden von FlowDule. Hier steht, wer die Frist für jede Datenart festlegt, was das System unterstützt und was für die Daten gilt, bei denen das Gesetz die Dauer bestimmt.
Konkrete Fristen, keine vagen Absichten
Manche Aufbewahrungsfristen folgen Ihrem eigenen dokumentierten Profil, das Sie nach Land, Berufsgruppe, Zulassung, Behandlung, Datenkategorie und Zweck wählen. Andere werden durch das Gesetz bestimmt und dadurch, wie lange das Kundenverhältnis besteht. Diese Seite unterscheidet klar zwischen beiden, damit Sie wissen, was auf Ihrer Einschätzung beruht und was aus einer Pflicht folgt.
Journaldaten folgen eigenen Regeln, weil eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Journale das Recht auf Löschung einschränken kann. Diese beschreiben wir ausführlich auf einer eigenen Seite.
Aufbewahrung von Journaldaten ansehenDas Aufbewahrungsprofil
Jede Datenart hat ihre Frist
Manche Fristen sind fest. Andere folgen dem Zweck oder Ihrem eigenen dokumentierten Profil.
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Erkannter Text aus einem Bild, der keiner Notiz zugeordnet wirdFeste Frist
7 Tage
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Personenbezogene Daten in KI-VerarbeitungsdatenFeste Frist
90 Tage
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Technische FehlerlogsFeste Frist
90 Tage
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AlarmeFeste Frist
180 Tage
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Wesentliche VorfallsaktenFeste Frist
In der Regel 5 Jahre nach Abschluss
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BuchhaltungsunterlagenFeste Frist
5 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres
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Unbestätigte Bild-UploadsNach dem Zweck
Kurzer automatischer Ablauf
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Journal-ZugriffsprotokollNach dem Zweck
Nach dem Kontroll- und Sicherheitszweck
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Sonstige Messdaten zum VerbrauchNach dem Zweck
Wenn der Zweck und eine etwaige Anspruchsfrist abgelaufen sind
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JournaldatenIhr Profil
Für zugelassene Berufe mindestens 5 oder 10 Jahre ab dem letzten Eintrag
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Buchungen, Nachrichtenverlauf und PrüfpfadIhr Profil
Ihr dokumentiertes Aufbewahrungsprofil
Aufbewahrungsplan
Fristen und wer sie festlegt
Datenarten, die gelöscht oder anonymisiert werden, wenn die Frist abläuft. Ein Legal Hold kann die Löschung vorübergehend blockieren, und Informationen können in rollierenden Sicherungskopien verbleiben, bis die Kopien gemäß der dokumentierten Rotation überschrieben werden.
- Ihr dokumentiertes Profil
Journaldaten
Es gibt nicht die eine rechtmäßige Aufbewahrungsfrist für alle Kunden von FlowDule. Sie wählen ein dokumentiertes Profil nach Land, Berufsgruppe, Zulassung, Behandlung, Datenkategorie und Zweck. Für zugelassene Gesundheitsfachkräfte in der 10-Jahres-Gruppe gilt grundsätzlich mindestens 10 Jahre ab dem letzten Eintrag, für andere Zugelassene mindestens 5 Jahre. Ein selbstständiger Psychotherapeut ohne einschlägige Zulassung hat keine automatische 5- oder 10-Jahres-Frist und legt selbst eine notwendige und verhältnismäßige Frist fest. FlowDule legt Ihre fachliche oder rechtliche Aufbewahrungspflicht nicht fest.
- Nach 90 Tagen
KI-Verarbeitungsdaten
Prompt und Ergebnis aus Formatierung, Zusammenfassung, Diktat und Text aus Bild werden verschlüsselt aufbewahrt, damit der Behandler das Ergebnis prüfen kann, und die darin enthaltenen personenbezogenen Daten werden nach 90 Tagen automatisch entfernt. Erkannter Text aus einem Bild, der keiner Notiz zugeordnet wird, wird nach 7 Tagen gelöscht. Was der Behandler im Journal speichert, folgt den Aufbewahrungsregeln der Kette, und Ihre Klienten- und Journaldaten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
- Nach dem Kontrollzweck
Journal-Zugriffsprotokoll
Das Protokoll darüber, wer ein Journal angesehen hat, hat eine dokumentierte Aufbewahrungsfrist und wird nach dem Kontroll- und Sicherheitszweck automatisch gelöscht. Für einen konkreten Fall kann ein Legal Hold gelten. Das Protokoll ist die Grundlage dafür, einer betroffenen Person mitteilen zu können, wer Zugriff hatte.
- Nach dem Abrechnungszweck
Verbrauchsdaten
Messdaten zum Verbrauch von SMS und KI werden für die Abrechnung und zur Anzeige des aktuellen Verbrauchs im Abonnement genutzt. Gehen Daten in Buchhaltungsunterlagen ein, werden sie 5 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres aufbewahrt; sonstige Messdaten werden gelöscht, wenn der Zweck und eine etwaige Anspruchsfrist abgelaufen sind.
- 90 und 180 Tage
Technische Fehlerlogs
Fehlerlogs werden 90 Tage und Alarme 180 Tage aufbewahrt. Sie dienen dazu, Fehler in der Plattform zu finden und zu beheben und Personen, Kunden und den Dienst zu schützen. Wesentliche Vorfallsakten werden in der Regel 5 Jahre nach Abschluss aufbewahrt.
- Kurzer automatischer Ablauf
Unbestätigte Bild-Uploads
Ein Bild, das hochgeladen, aber nie verwendet wird, ist eine temporäre Verarbeitungsdatei mit kurzem automatischem Ablauf und sicherer Löschung. So liegen keine losen Dateien ohne Zweck herum.
Löschanträge
Jede Datenkategorie wird geprüft. Ein gesetzlich vorgeschriebenes Journal wird eingeschränkt.
Sie sind Verantwortlicher und entscheiden über den Antrag; FlowDule stellt Export-, Einschränkungs- und Löschfunktionen bereit und handelt nach Ihrer dokumentierten Weisung. Informationen ohne fortbestehende Rechtsgrundlage werden gemäß ihrem Lebenszyklus gelöscht.
Ein gesetzlich vorgeschriebenes Journal wird stattdessen eingeschränkt: Der normale breite Zugriff, sekundäre Zwecke und unnötige Weitergaben werden gestoppt, während dokumentierte Personen das Material weiterhin für notwendige rechtmäßige Zwecke nutzen können. Jeder Zugriff wird protokolliert, und der Inhalt wird entfernt, wenn die Frist und ein etwaiger Legal Hold ablaufen. Danach können die Informationen in rollierenden Sicherungskopien technisch unzugänglich vorhanden sein, bis die Kopien gemäß der dokumentierten Rotation überschrieben werden.
Aufbewahrung von Journaldaten ansehenSonstige Betriebsdaten
Buchungen, Rechnungen, Nachrichtenverlauf und Prüfpfad
Buchungen, Nachrichtenverlauf und Prüfpfad sind Ihre Daten und folgen Ihrem dokumentierten Aufbewahrungsprofil und dem Auftragsverarbeitungsvertrag. Die eigenen Vertrags- und Abrechnungsdaten von FlowDule werden aufbewahrt, solange das Kundenverhältnis besteht, und danach nach geltendem Recht: Buchhaltungsunterlagen 5 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres.
Die Buchführungspflicht von FlowDule ist keine Grundlage dafür, Ihre Klienten- oder Journaldaten aufzubewahren. Wir versprechen hier keine feste automatische Löschung, weil die richtige Frist davon abhängt, was die einzelnen Daten dokumentieren.
Dokumentation und Verträge
- Aufbewahrung von JournaldatenDie vollständige Erklärung zu Journalfrist, Löschanträgen, Aufbewahrungsanordnungen und endgültiger Löschung.
- DatenschutzerklärungRechtsgrundlage, welche Daten wir verarbeiten, Ihre Rechte und Übermittlungen in Drittländer.
- AuftragsverarbeitungsvertragDer Vertrag zwischen Ihnen als Verantwortlichem und FlowDule als Auftragsverarbeiter, einschließlich Weisung und Sicherheit.
Fehlt Ihnen eine Frist, die hier nicht steht?
Schreiben Sie uns, wenn Sie Unterlagen zu einer bestimmten Datenart oder eine Klärung für Ihr eigenes Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten benötigen.